「議事録たくあんあるけど、管理が面倒くさいしどのフォルダにあるかも忘れた…。」
「議事録とタスクを紐づけてもっと楽に管理したい！」
私はズボラなので、気づけば議事録だけでなく関係ないドキュメントも混在して後々探すのが大変になってしまうことがあり、いつも後悔していました。（結局繰り返してしまうんですが）
ということで、今回は議事録・プロジェクト・タスク管理を全て完結できるNotionテンプレートを作成しました！
有料テンプレートですが、日頃の議事録を探す手間が減り、常に自動で整理整頓される快適さを考えると価格以上のリターンは確実にあります。
当記事は使い方解説ですが、購入を検討している方も必見です！
アップデート内容
- 2025.2.7
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- 新たにプロジェクト管理表のページ内で関連するタスクと議事録のデータベースを表示できるように設定。
これにより1ページで必要な情報を全て閲覧できるようになりました。 - 議事録をボタンで作る際にアイコンが自動で付くように設定。
- 新たにプロジェクト管理表のページ内で関連するタスクと議事録のデータベースを表示できるように設定。
- 2025.3.24
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- 「議事録を追加」ボタンを押したら自動で日付と曜日を入力するように設定。
- プロジェクトを新規作成したら関連する議事録やタスクのみ自動でフィルタリングされるように設定。
Notionテンプレ「議事録・プロジェクト・タスク一括管理帳」について
今回紹介するNotionテンプレートが「議事録・プロジェクト・タスク一括管理帳」です。
情報が散らかってしまいがちな議事録やプロジェクト管理、そしてタスクを全て一括で管理するテンプレートとなっています。
自分で構築するには少々面倒ですが、このテンプレートをダウンロードすれば構築の手間が省け、すぐに現場で使うことが可能です！
散らかってしまいがちな情報を一元管理しましょう！
＼ Notion公式サイトに移動します／
Notionで議事録・プロジェクト・タスクを一元管理するメリット
Notionで議事録・プロジェクト・タスクを一元管理するメリットを3つ紹介します。
こちらのテンプレートを活用することで、これらのメリットを全て享受できます！
- 情報が1つの場所にまとまり、探す手間が減る
- プロジェクトとタスクの関係性を視覚的に整理できる
- 過去の議事録を時系列で管理しやすい
情報が1つの場所にまとまり、探す手間が減る
業務でよくあるのが、「あのタスク、どこに書いたっけ？」「議事録どこだっけ？」という情報の迷子です。
今回紹介するNotionテンプレートを活用すれば、議事録・プロジェクト・タスクをすべて一つのワークスペース内にまとめて管理できるので、非常に楽です。
また、カスタマイズも可能なので自分やチームに合った構造を作れば、探す時間やストレスを大幅に削減できます。
プロジェクトとタスクの関係性を視覚的に整理できる
Notionの「リレーション機能」を使えば、タスクとプロジェクトを簡単に紐づけることができます。
これにより、「このタスクがどのプロジェクトに属しているのか」が一目で分かるようになります。
今回紹介するテンプレートでも、議事録・プロジェクト・タスクを紐づけしているので全ての情報を漏れなく管理できます。
視覚的に整理されていることで、タスクの見落としや重複作業の防止にもつながります。
過去の議事録を時系列で管理しやすい
Notionでは、会議ごとに議事録ページを作成し、それをデータベースとして時系列に並べることができます。
フィルター機能を使えば、日付やプロジェクト名ごとに絞り込みも簡単です。
過去の会議で「何を決めたか」「誰が何を担当したか」をすぐに確認できるため、無駄な確認作業や重複議論を防ぐことができます。
情報の蓄積と検索性が両立している点も、大きなメリットです。
Notionで議事録・プロジェクト・タスクを一元管理するデメリット
もちろん大きなメリットがあればいくつかデメリットも生じます。
以下で紹介するデメリットを鑑みたうえで、テンプレートをダウンロードするかご検討ください。
- チームで導入する場合慣れるまで時間がかかる
- スマホでの操作性がやや不便
- オフラインでは使いにくい
チームで導入する場合慣れるまで時間がかかる
もし全くNotionを触ったことがないチームで導入する場合は、慣れるまで時間と労力がかかる場合があります。
今回紹介するテンプレートは自動化やボタンを使用し、使いやすい設計を心がけていますがNotionを触ったことがない方からしたら複雑に感じるかもしれません。
慣れている方が複数いれば早く浸透していくと思いますが、それらの導入コストも鑑みて決めるのがおすすめです。
スマホでの操作性がやや不便
議事録テンプレートに限った話ではなく、Notion全体の話になりますが、Notionはスマホでの操作がやや不便です。
PCでの操作は非常に快適で機能をフル活用できるのですが、スマホでの利用となるとPCに比べて劣ります。
もしPCメインで管理できるのであれば全く問題ありませんが、スマホでも積極的に管理したい場合は他のアプリの検討もおすすめします。
オフラインでは使いにくい
Notionは基本的にクラウドベースで動作しており、ネット環境がない状態では閲覧も編集も制限されます。
一部のデバイスでは直前まで開いていたページがオフライン表示されることもありますが、完全にオフラインでの作業には向いていません。
出先や出張中などで安定したネット環境がない場合には、他のツールとの併用を検討したほうが良いでしょう。
2025年にオフラインモードが提供予定なのでこれは改善されるかもしれません！
『議事録・プロジェクト・タスク一括管理帳』テンプレートの使い方
議事録・プロジェクト・タスク一括管理帳テンプレートには以下のページで構成されています。
- HOMEページ（主に議事録の整理、管理）
- プロジェクト管理ページ
- タスク管理ページ
- FAQページ（使い方のルールやトラブルシューティングを書き込める）
- 使い方ページ（チームで使用する際に使い方を共有できる）
1つのテンプレートで様々なことができます。もちろんカスタマイズしてご自身の環境に合わせたテンプレートに改良することも可能です！
さて、ここからはそれぞれのページの使い方について解説していきます。
HOME（最初に表示される）ページの使い方
議事録を作成する
「議事録を作成」ボタンを押すと以下の画面が表示されます。
以下はそれぞれの項目の説明です。
- タイトル(新規ページと薄く書いてある箇所)：好きなタイトルを入力
- 日時：ボタンを押した日が自動入力される。手動で変更も可。
- 参加者：参加者を入力。
- 今回のゴール・話す内容：必要であれば入力。
- プロジェクト管理表：プロジェクトと議事録を関連付ける場合のみ使用。
今回は分かりやすいように「テスト」というタイトルで作成しました。
因みに、アイコンはタイトルの上部にカーソルを持ってくると追加できます。
デフォルトで使用しているものは「アイコン」→「『document』で検索」から見つけられます。
1月に作成したので自動的に1月のカテゴリに分類されました。
この議事録管理テンプレートは整理を自動でNotionが行うので非常に楽です。
検索機能で議事録を探す
HOME画面右上に「検索」があります。
キーワードを入力すると一瞬でそのキーワードを含めた議事録を見つけることができます。
その他の機能について
HOMEにあるデータベースでは「全議事録」「プロジェクトごと」という項目があります。
「全議事録」ではその名の通り議事録を一覧にしてみることができます。
「プロジェクトごと」では連携させたプロジェクトとの議事録をプロジェクトごとに表示しています。
プロジェクト管理表ページの使い方
次はプロジェクト管理表ページについての説明です。
プロジェクトを追加する
画面右側の「＋新規ページ」を入力してプロジェクトを追加します。
追記：プロジェクトを追加できるボタンを作成しました（2025.1.9）
「プロジェクトを追加」ボタンを追加しました。こちらからも追加可能です。
このような画面が表示されます。
- タイトル(新規ページと薄く書いてある箇所)：プロジェクト名を入力。
- ステータス：「未着手」「進行中」「完了」を状況に合わせて選択。
- 担当者：担当者を入力。
- タスク：「タスク管理表ページ（後ほど解説）」で追加したタスクを選択し紐づける。
- 期間：プロジェクトの期間を入力。「終了日」をオンにすると期間を入力できます。
- 議事録：関連する議事録を選択して紐づける。
- ※プロジェクトに伴う資料：同ページで追加した資料を選択して紐づける（後ほど解説）
- 画像：関連する画像を挿入すると、一覧表に画像が表示されます。
※プロジェクトに伴う資料について詳しく解説します。
プロジェクトに伴う資料について
ページを下にスクロールすると「プロジェクトに伴う資料」がご覧になれます。
それぞれ追加したプロジェクトごとに項目が分かれています。
それぞれの項目から「＋新規ページ」をクリックするとそれぞれのプロジェクトに関する資料を追加できます。
私はSave to NotionというChromeの拡張機能を使用しています。使い勝手が良く、一瞬で情報をNotionに移すことができます。
ここで追加した資料とプロジェクトの項目（プロパティ）から紐づけることで、プロジェクトごとのフォルダでから資料や議事録などに一度でアクセスできるようになります。
【補足】プロジェクトのステータスについて
プロジェクトのステータスを「未着手」「進行中」「完了」と設定できます。
プロジェクトを「完了」とすると『進行中のプロジェクト』から『完了したプロジェクト』というデータベースに自動的に移ります。
※『進行中のプロジェクト』で消えたように思われるかもしれませんが、フィルターで非表示にしているだけです。消えないようにするにはフィルター機能をご活用ください。
タスク管理表ページの使い方
次はタスク管理表ページについて解説します。
データベースには『プロジェクトごとのタスク』とそれぞれプロジェクトごとのデータベースを設置しています。
『プロジェクトごとのタスク』ではプロジェクトごとに分かれた全てのタスクを一度に確認できます。
タスクを追加する
「タスクを作成」ボタンを押すとこのような画面がポップアップで表示されます。
- タイトル(新規ページと薄く書いてある箇所)：タスク名を入力。
- プロジェクト管理表：紐づけるプロジェクトを選択。
- 担当者：担当者を入力。
- 期限：期限を入力
- 説明：説明を入力。
- 進捗状況：現在の進捗状況を選択
こちらもプロパティに沿って必要な情報を入力するだけです。
タスクカレンダーの活用法
タスク表の下にはタスクカレンダーを設置しています。
「月間」「週間」でタスクカレンダーがあるので視覚的に非常に分かりやすいです。
使い方ページの使い方
こちらのページではデフォルトでこのテンプレートの使い方を簡単に説明しています。
しかし、このテンプレートを同僚などと共有する際、新たに利用する方への使い方ページとしてカスタマイズしてご利用ください。
目次も使えます
カスタマイズする際、h2やh3などの見出しを入れることで目次を作成できます。
画面右側の横線の集合体にカーソルを合わせるとこのように目次が表示されます。
もちろん目次をクリックするとその場所まで行くことができますよ。
FAQペ－ジの使い方
最後にFAQページについて解説します。
こちらは見たままですが、このテンプレートを利用する際のよくある質問と回答をまとめることができます。
複数人と共有した利用して分からなかった際に、FAQページにトラブルシューティングを書いておくと人に質問する手間が省けます。
「▶」をクリックするとこのように収納されていた情報が現れます。
これは「トグル」と言い、Notion内で「/toggle」と入力すると使えます。
デフォルトで使用しているのは「トグル見出し3」ですがお好みに合わせて変更してください。
テンプレートのダウンロード方法
テンプレートのダウンロード方法は以下の通りです。
非常に簡単なのですぐに終わります！
Notionをダウンロードしてアカウントを作成
以下の手順に従ってNotionをダウンロードします。既にインストール済の方は次の項目に移ってください。
Notionのダウンロードのやり方
- 1. Notion公式サイトにアクセス
-
こちらからNotion公式サイトにアクセスできます。↓
Notion
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- 3. メールアドレスを入力
- 4. プロフィールの写真・ユーザー名・パスワードを入力（後から変更も可能です）
- 5. 利用用途を入力
- 6. 興味のある分野を選択（この後選択した分野のテンプレートが自動的にインストールされます）
- 7. 完了です！
Notion公式サイトからテンプレートページにアクセス
こちらのテンプレートはNotion公式サイトからダウンロードが可能です！
購入が完了すればすぐにご利用になれます。
＼ Notion公式サイトに移動します／
まとめ
今回紹介したNotionテンプレートは1元管理ができるので、慣れれば慣れるほど管理が楽しくなってきます。
生産性向上、業務改善に繋がれば幸いです！
Notion公式サイトからも私が作成したテンプレートをご覧になれます。
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