【決定版】Notion営業管理システムの作り方｜初心者でも簡単！

Notionを活用した営業管理システムの作り方をゼロから分かりやすく解説します。

本記事を読むことで、初心者でも効率的に顧客や案件を一元管理し、入力手間を減らしながら営業組織全体の生産性を高める方法と、そのための具体的な作り方・運用ポイントがわかります。

Notionで営業管理を始める前に知っておきたいこと

Notionとは 営業管理にも使える万能ツール

Notionは直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性を両立したオールインワンのワークスペースです。

もともとメモやタスク管理、ナレッジ共有など幅広い用途で利用されることが多いですが、顧客リストや案件管理などの営業活動も1つの場所で管理できる点が大きな特長です。

無料プランから始められるため、コストを抑えて営業管理のDX化を進めたい中小企業はもちろん、個人事業主やスタートアップにもおすすめです。

Notionで営業管理を行うメリット

Notionで営業管理を行う主なメリットは下記の通りです。

メリット	概要
カスタマイズ性	自社の営業プロセスや顧客管理方法に合わせて自由に設計可能。
コスト削減	無料～低価格プラン利用可能。大規模なSFAツールのような高額な導入コストが不要。
情報集約	営業に必要な顧客情報・案件情報・タスクなどを一元管理。
柔軟な共有	社内外の関係者とページごとに共有と編集権限をコントロール可能。
拡張性	フォーミュラやリレーション機能で複雑なデータ連携・自動集計も可能。

さらに、NotionはAPI連携やテンプレート活用によって、Googleカレンダー・Slack等の他ツールとの連携も進化しており、日々の営業活動と情報管理を大幅に効率化できます。

Notionでの営業管理に向いているケースと向いていないケース

Notionによる営業管理が特におすすめできるのは、下記のようなシーンです。

• 専用のSFA・CRMまでは不要。でもExcel管理には限界を感じている
• 営業情報の共有や日々の業務改善に柔軟対応したい
• 自社独自の営業項目、ワークフロー、レポートを設計したい

一方で、次のようなニーズには向かないケースも存在します。

• 大量の営業データを高度に自動連携したい
• 電話やメールなど外部システムとの細かな統合が不可欠
• 営業実績を高度にBI分析・グラフ化したい

このような場合は、SalesforceやkintoneなどのSFA・CRM専用システムも検討しましょう。

他のSFAやCRMツールとの比較 Notion営業管理の強みと弱み

Notionと代表的な営業管理システムとの違いを簡単にまとめると、次の通りです。

ツール	主な強み	主な弱み
Notion	高い自由度・コスト低・簡単に複数業務を一箇所管理	複雑な自動連携や深い集計は不得意
Salesforce	豊富な自動化・分析機能、外部連携の幅広さ	導入・運用コストが高い、初期設定が難しい
kintone	柔軟なアプリ作成と多彩な連携機能	カスタマイズには学習コストがかかる
Excel・Googleスプレッドシート	使い慣れている、単純なリスト管理なら十分	属人化・共有や履歴管理がしにくい

つまり、Notionは「営業管理のIT化をシンプルに、かつ自分たちのやり方で進めたい」方に最適な選択肢です。

クラウドサービスなので、テレワークや出張先からもリアルタイムでアクセスできる点も中小企業やチーム営業での導入メリットとなります。

Notion営業管理システムを作る前の準備

Notionで営業管理システムを作る際は、いきなりページを作ろうとするのではなくある程度準備しておくことが大切です。

むやみにプロパティを増やし過ぎたりデータを増やし過ぎると、かえって修正する手間が無駄にかかってしまいます。

Notionで営業管理システムを作る際は以下の項目を確認しておきましょう。

営業管理に必要な基本項目を洗い出す

営業管理をNotionでスタートする際、まず必要な情報や管理項目を明確にすることが大切です。

どんな顧客情報や案件内容を把握・管理したいのか、チーム内で話し合ってリストアップしてください。以下のような視点がポイントです。

管理項目	具体例	活用目的
顧客情報	会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス	営業先の基本情報を紐付けて管理
案件情報	案件名、金額、進捗状況、受注確度	受注に向けた進捗や見込みを可視化
タスク管理	アクション内容、期限、担当者、優先度	次のアクションやフォロー漏れ防止

このように自社営業に必要な項目を書き出すことで、あとから「情報が抜けて管理しにくい」といったトラブルを防げます。

項目が決まったら、次はNotion内で「どのデータをどこに格納するか」を考えましょう。

Notionデータベースに何のプロパティを入れるかリスト化する

Notionで営業管理を始める際、最も重要なのがデータベース機能を活用した顧客リスト・案件リストの作成です。

ページとは異なり、表形式で複数の情報を一元管理できるのが特徴です。
たとえば、顧客リストには以下のようなプロパティを設定します。

プロパティ名	タイプ	内容例
会社名	テキスト	株式会社サンプル
担当者	テキスト	山田太郎
電話番号	電話	03-xxxx-xxxx
メールアドレス	メール	sample@sample.co.jp

案件リストでも同様に、「案件名」「金額」「進捗フェーズ」「担当営業」などのプロパティを設けます。

この基本設計をしっかり作ることが、あとからの運用のしやすさにつながります。

データベースごとの紐付け先をある程度イメージしておく

Notionの営業管理で特に役立つのがリレーションとロールアップという機能です。

これにより、「顧客リストと案件リストを相互に紐付ける」ことができ、例えば「ある顧客に紐づいているすべての案件を一覧表示」したり、「案件ごとの進捗状況を顧客単位で把握」したりできます

データベースを作成する前に、どの情報を結びつけるかを考えておくとスムーズに営業システムを構築できます。

機能名	用途	具体的な使い方
リレーション	他データベースとの関連付け	案件データベースから顧客データベースをリンク
ロールアップ	関連データの集計・表示	顧客ごとに案件の合計金額や受注件数を自動表示

このリレーションとロールアップ機能を駆使することで、「シンプルなのに多機能」な営業管理システムが実現できます。

【初心者向け】シンプルなNotion営業管理システムの作り方

ここからは実際にNotion営業管理システムを1から作成していきます。

初心者の方でも真似しやすいように、1つのデータベースで作るシンプルな営業管理システムを作成します。

Notion営業管理をさらに便利にする応用テクニック

テンプレートを活用してNotion営業管理を高速スタート

営業管理システムをゼロから作るのはなかなか手間がかかります。

そんな場合は、Notionのテンプレート機能を使うことで、大幅に作業負担を軽減できます。

公式テンプレートにも営業管理やCRM用途で活用できるものが豊富に用意されているため、まずはこれらをカスタマイズするところから始めるのがおすすめです。

自社独自のプロセスや営業フローがある場合も、テンプレートからスタートし徐々に自分たち仕様に調整すれば、試行錯誤の時間も削減できます。

また、テンプレート化しておけば、新しい担当者や新規プロジェクトが発生した際も、すばやく一貫した管理システムを配布できるため、チーム全体での運用スムーズさが向上します。

自動化でNotion営業管理の入力手間を削減する方法

営業活動では、どうしても定型作業や情報入力の手間が発生します。

NotionはAPI連携や外部サービスとの連動に対応しており、ZapierやMake（旧Integromat）といった自動化ツールを組み合わせることで、たとえば営業フォームから送信された情報をNotionデータベースに自動登録したり、Googleカレンダーの予定をNotionタスクとして自動生成したり、といった自動化が可能です。

これにより、手作業による入力ミスの防止や、二重管理の手間もぐっと減らせます。

日々のルーチンワークのうち自動化できるものがないか、チームで洗い出して活用しましょう。

自動化できる作業	おすすめサービス・機能
営業メールから案件登録	Gmail×Zapier連携
お問い合わせフォームから顧客情報登録	Google Forms×Make（旧Integromat）
会議予定をタスク化	Google カレンダー×Notion API

フォーミュラを活用した高度なデータ集計と営業分析

Notionのデータベース機能の強みの一つが「フォーミュラ（計算式）」による自動集計です。

例えば、案件ごとの進捗率や次回アクション日までの日数、自動的な売上予測、月別・担当者別の成績ランキングなど、自分たちが見たい営業KPIをNotion上で可視化することができます。

分析例	主な設計ポイント
月別の受注（案件）金額集計	日付・金額プロパティ、月でグルーピング
アポイントからクロージングまでの所要日数	日付差のフォーミュラ
営業担当者別の成約率	リレーション+ロールアップ＋計算式

このように、表計算ソフトのような使い方も可能で、営業数字のチェックもワンクリックでできる仕組みが構築できます。

チームでのNotion営業管理 共有と権限設定のコツ

営業管理をチームで運用していく場合、「誰にどこまで権限を与えるか」の設定が非常に重要です。

Notionでは、ページごと、データベースごとにきめ細かな権限設定が可能なので、閲覧だけ許可したいメンバーや編集可能な責任者といった区分もしっかり設定できます。

また、部署や役職に応じた専用ビュー（フィルター・ソート）を作ることで、「必要な情報だけが表示される」一覧画面を用意することもできます。

チーム全体に正しく情報共有することで、抜け漏れやコミュニケーションロスを最小限に抑えることができます。

利用例	ポイント
新入社員用のビュー	閲覧権限＋自分の担当顧客のみにフィルター
営業マネージャー用ダッシュボード	全データ編集＋売上集計機能を追加
経理・管理部用ページ	参照のみで重要プロパティは非表示

Notionの共有設定に関してはこちらの記事がおすすめです↓

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モバイルでのNotion営業管理 外出先からのアクセスと活用法

外出の多い営業担当者にとって、スマートフォンやタブレットからNotionにアクセスできるモバイルアプリは欠かせません。移動中でも案件状況の確認や、訪問後のメモ入力、タスクの更新がスピーディーにできるため、「帰社してから入力」を減らせます。

また、写真やボイスメモをそのまま添付できるのも、モバイル活用ならではの便利ポイントです。名刺画像や会議資料の撮影、現地の様子を共有したい時も、アプリから手軽にデータベースへ登録できるので、日々の記録精度がグンと高まります。

モバイルの活用にあたり、よく使うページは「お気に入り」に追加しておく、音声入力を活用するなど、なるべくタイムリーに情報を登録する運用習慣をチームで共有するのが、成果につなげるコツです。

Notion営業管理システム運用のヒントと注意点

定期的なデータの更新とメンテナンスの重要性

営業活動が進むと、顧客情報や案件の進捗、タスク状況は日々変化します。

そのため、定期的なデータ更新とメンテナンスを行い、データの鮮度を保つことが非常に重要です。

たとえば、週に一度は全顧客リストを見直し、重複や不要なデータを削除しましょう。

また、案件のステータスやタスクの進捗も必ず最新化しておくことで、管理画面の信頼性が大きく向上します。

定期的なメンテナンスが習慣化されていないと、「どれが最新情報なのか分からない」と感じてしまい、データベースの価値が下がってしまいます。

チームでNotion営業管理を使う場合は「毎週金曜日はデータチェックの日」といったルールを決め、確実に実施できるようにしましょう。

メンバーへの教育とNotion営業管理ルールの徹底

誰でも直感的に使えるNotionですが、営業管理システムとなるとある程度の共通ルールが不可欠です。

例えば、「顧客名は正式名称で入力する」「商談完了時には必ずステータスを変更する」など、入力・運用ルールを明確化し、運用初期にしっかりと教育を行いましょう。

また、新しくプロパティやテンプレートを追加した際はチームに説明をし、常に全員の運用レベルをそろえていくことも重要なポイントです。

オンボーディング資料や短い動画マニュアルをNotion内に残しておくと、後から参加したメンバーもキャッチアップしやすくなります。

Notionのアップデート情報と営業管理への影響

Notionは進化が早く、新機能やUIの改善が定期的に実施されています。アップデートによる便利機能の追加だけでなく、時には既存の運用フローに微細な影響が出ることもあるため、Notion公式の最新情報には定期的に目を通しましょう。

最新のアップデート情報を素早くキャッチし、自社の営業管理にどう活かせるか判断するためにも、「アップデート時は担当者が検証し、必要ならワークスペース内で案内を出す」といった仕組みがおすすめです。

思い込みで運用を続けるのではなく、Notionの進化に合わせてシステムも進化させていきましょう。

Notion営業管理に関するよくある質問

データが増えすぎて管理しきれなくなった場合の対処法は？

データが膨大になると、検索やフィルタで目的の情報にアクセスしにくくなります。

アーカイブ用データベースを設けて、過去案件や連絡不要な顧客情報を定期的に移動させる運用を取り入れましょう。さらに、ビューやフィルタ設定で「自分が担当している顧客」や「今月商談予定の案件」だけを表示する仕組みを作ることで、日々の業務が格段にスムーズになります。

営業管理のNotionテンプレートはありますか？

はい、私が作成した「スマート顧客管理表」テンプレートは高機能かつ無料でご利用になれます。

このテンプレートではリレーションを活用した「営業×タスク管理」も行えます。
無料ですので、ぜひ一度お試しください！

＼ Notion公式サイトに移動します／

こちらのテンプレートの詳細はこちらからご覧になれます↓

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Notion営業管理を使う中でよくある失敗とその対応策は？

よくある失敗例として「入力ルールが曖昧」「各自で独自カスタマイズしてしまい統一感がなくなる」「役割分担が不明確」というものが挙げられます。

これらを防ぐには、必ずルールブックやテンプレート、権限設定を事前に決めて、定期的な見直しを習慣づけることが効果的です。

外部ツールとの連携はできますか？

NotionはZapierやMakeといった外部ツールと連携することで、Googleカレンダー連携や、メール自動登録、Slack通知など業務効率化が可能です。

中でも営業管理と相性が良いのは「カレンダー連携」「フォーム受付」「日報の自動記録」など。APIを活用することで営業活動の自動化がより進みます。

スマホでもストレスなく運用できますか？

Notionはスマートフォンアプリでも直感的に使えますが、パソコンと比べると一部操作しにくい場面や表示崩れが起きる場合があります。

ボタンが押しやすいようなレイアウト、モバイル用の専用ページ作成、最低限の閲覧や編集に絞る運用がおすすめです。

スマホでのNotion利用の6コツを以下の記事でまとめています↓

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まとめ

Notionはシンプルな操作性とカスタマイズ性を兼ね備え、営業管理の核となる顧客管理や案件管理、タスク進行までをまとめて一元化できます。他のSFAツールよりも柔軟で、初心者でも始めやすい点が強みです。

テンプレートや自動化機能を使えば、さらに業務効率化も実現可能です。

定期的な見直しとチームでの運用ルール徹底で、Salesforceやkintoneに負けない営業管理システムを構築できます。