Notionを使い始めてしばらく経つと「情報がごちゃごちゃになって分かりづらい！」という悩みが増えてきますよね。
私もその悩みに直面していました。
Notionを開いたものの、色んなページを行ったり来たりしてやっと求めていたページたどり着いた、なんてこともありました。
情報を整理したいけど面倒くさくない方法を知りたい！
ということで、今回はNotionの「タグ」機能を活用した情報整理法をお伝えします。
Notionのタグとは
Notionのタグ機能とは、データベース内の項目（タスク、メモ、プロジェクトなど）に「ラベル」を付けて分類・整理できる機能です。
「セレクト」もしくは「マルチセレクト」というプロパティで使うことができます。
タグを使うことで情報を視覚的に整理し、必要なものを簡単に見つけられるようになります。
例えば、動物の分類を見やすくしたいとします。
タグの並び替えをしてみると非常に分かりやすくなりました。
さらに複数のタグを入れることも可能です。
こちらでは、さらに「長毛」「短毛」のタグを分けて整理しました。
タグをつけて並び替えるだけで非常に見やすくなったことが分かると思います！
具体的なやり方については「タグの作り方の手順」で解説しています。
Notionのタグを使う4つのメリット
ここからはNotionでタグを使うメリットを解説していきます。
タグ機能はシンプルながらも、使いこなすと情報管理がとても楽になります。
タグを使う具体的なメリットは以下の4つです。
- 情報をひと目で整理できる
- 検索＆フィルターで必要な情報だけを表示できる
- 後から整理・変更が簡単
- どんな用途でも使いやすい
情報をひと目で整理できる
タグを使うと、たくさんの情報の中から必要なものだけをグループ化できます。
たとえば、タスク管理では「仕事」「プライベート」「勉強」などのタグをつけると、カテゴリごとに分類できて見やすくなります。
タグがあるのとないのだと情報整理の質が大きく変わります。
| タグありだと | タグなしだと |
|---|---|
| 「仕事」や「勉強」などで色分けして見やすく！ 関連情報をまとめて表示できるので、情報の迷子にならない | どこに何があるのかわからず、探すのが大変 一覧で見たときに、情報がゴチャゴチャして混乱する |
検索＆フィルターで必要な情報だけを表示できる
タグを使うと、「今見たい情報だけ」をすぐに表示できるようになります。
たとえば、「今週やるべきこと」「仕事関連のタスク」などタグをつけておけばフィルター機能を活用して一瞬で絞り込みが可能です。
先ほど挙げた例でいうと、犬だけの情報を見たい時はフィルターでこのように整理することが可能です。
| タグありだと | タグなしだと |
|---|---|
| 「仕事」タグをフィルターすれば、仕事のタスクだけが表示！ 「今週」タグをつければ、今やるべきことだけが一覧に！ | 探すのに時間がかかる → 「どこに書いたっけ？」と毎回スクロールする羽目に 関係ない情報まで表示されて、余計な手間がかかる |
後から整理・変更が簡単
タグは簡単に整理・変更ができる点が大きな魅力です。
最初から完璧に整理しなくても、後で必要に応じてタグを追加・変更できるので安心です。
例えば、Notionで読書管理をしていたとして、情報が増えてきたから「SF」「ビジネス書」等と整理してまとめることも可能です。
| タグありだと | タグなしだと |
|---|---|
| 後からタグを追加・修正すれば、自動で整理される！ 「カテゴリを変更」「新しいタグを追加」するだけでデータベースがスムーズにアップデート！ | 一度作ったリストの分類を変更するのが大変 似たような情報が増えると、どこにまとめるか迷う |
どんな用途でも使いやすい
タグはタスク管理、プロジェクト、学習ノート、ライフログなど、あらゆる場面で活用可能です。
たとえば、「仕事用」「プライベート用」などの用途ごとにタグをつければ、複数のリストを1つに統合して管理できます。
| タグありだと | タグなしだと |
|---|---|
| 「仕事」「プライベート」「学習」のタグをつけるだけで、1つのリストで整理できる！ どんな情報でもカテゴリ分けできるから、統一感のある情報管理が可能！ | 仕事とプライベートのメモが混ざってしまう タスクごとに別々のリストを作る必要があり、管理が面倒 |
Notionのタグを使う3つのデメリット
Notionのタグを使うデメリットもご紹介します。
タグは便利な一方であまりに多用しすぎるとかえって管理がしづらくなってしまいます。
具体的なデメリットを理解した上でNotionでタグを利用するようにしましょう。
- タグが増えすぎると管理が大変になる
- タグをつけるのが手間になる
- タグの使い方が人によってバラバラになる（チームで使用する場合）
タグが増えすぎると管理が大変になる
便利だからといって、タグを作りすぎると逆に混乱の原因 になります。
最初は試しながら色々タグを作成してみて、慣れてきたらカテゴリーごとにタグを決めて最小限にしていきましょう。
- タグのルールを決める（例：進行状況タグは「未着手・進行中・完了」の3種類に統一）
- 不要になったタグは定期的に整理する
タグをつけるのが手間になる
初めからタグをしっかり管理しようとすると、1つ1つのデータにタグをつける作業が増えて手間がかかることもあります。
初めのうちは負担にならないように、気楽にやっていきましょう。
- 最低限のタグだけを使い、必要なものに絞る
- 一気にタグを変更したい場合は以下の方法を試す
「表を選択⇒右下の〇をクリックしたまま下/上に引っ張る」
タグの使い方が人によってバラバラになる（チームで使用する場合）
チームでNotionを使う場合、メンバーごとにタグの使い方が違うと統一性がなくなり、逆に探しにくくなる ことがあります。
チーム内でタグを共有して整理しやすいタグのみを運用しましょう。
- 「タグライブラリー」を作成し、使うタグを統一する（選択式タグを活用）
- タグのルールを決め、チーム内で共有する
Notionタグの作り方
ここからはNotionでタグを作る方法を解説していきます。
実際にNotionを操作しながら覚えていくのが早いので、見ながら試してみてください。
必要なプロパティ（セレクト、マルチセレクト、ステータス）
まず、タグを作成する上で知っておくプロパティが3つあります。それがセレクト、マルチセレクト、ステータスプロパティです。
- 1. セレクト
-
1つのタグのみ選択が可能です。
タグを必要以上に増やしたくない、シンプルに管理したい方はセレクトがおすすめです。 - 2. マルチセレクト
-
複数のタグの洗濯が可能です。
多くの情報を管理して1つのタグだけではまとまらない方におすすめです。もちろん1つだけタグを設定することもできます。 - 3. ステータス
-
「未着手」「進行中」「完了」のタグがデフォルトで入っています。
新たなタグの追加や名前の変更も可能です。タスクの進捗状況を管理する際によく使われます。
主にセレクトプロパティはタグで情報を整理する時に使われ、ステータスプロパティはタスクの進捗を確認する際によく使われます。
今回は情報整理としてとく使われる「セレクト」「マルチセレクト」プロパティの使い方について詳しく解説していきます。
タグの作り方の手順
タグの作り方から整理の仕方まで全て解説します。
非常にシンプルなのでぜひお試しください。
データを作成して名前の欄も入力します。
こちらに名前を貼っておくので、ご自由にお使いください。
ここをクリックすると開閉します
ゴールデン・レトリバー
メインクーン
ネザーランド・ドワーフ
柴犬
サイベリアン
ホーランド・ロップ
ダックスフンド
ラグドール
フレミッシュ・ジャイアント
ボーダー・コリー
スコティッシュフォールド
ミニレッキス
データベースの「＋」→セレクトをクリックします。
すると以下のような画面になるので、「オプション」という項目からタグを入力します。
入力してEnterキーを押すと追加されます。
また、タグの背景色はランダムに決まりますが、名前の右横の▷を押すと色を選択できます。
そして次に、タグを追加したい欄をクリックすると選択肢がでるのでタグを選択します。
タグの左側にある6つのボタンを押しながら移動すればタグの並び替えもできます。
ちなみに今回のタグは「犬・猫・うさぎ・犬・猫・うさぎ…」の順でタグ付けできます。
上下の矢印⇒「セレクト(作成したタグのプロパティ)」をクリックします。
すると、並び替えの条件が表示されます。
昇順、降順で、うさぎを先に持ってくるか、犬を先に持ってくるか変えることができます。
並び替えをした後は、必要な情報だけピックアップしてみましょう。
今回は犬だけを表示するようにしてみます。
横三本線⇒セレクトを選択します。
そこから犬を選択します。これでフィルタリングが完了です。
基本的な使い方はこれで全てです。
後はマルチセレクトを使おうが、プロパティを増やそうが、並び替えやフィルターを駆使して整理するだけです。
とってもシンプルです！
【応用】タグを並び替えを使わずに整理する方法
フィルターで整理するのは良いけど、他のタグもすぐ見れるようにしたいという方におすすめの方法があります。
「グループ化」を使う方法です。
先ほどのデータを使って説明します。右上の「・・・」→「グループ」→「セレクト」を選択します。
すると、タグの順番に合わせてグループ化されます。
▼はトグルになっており、不必要なものは閉じておくこともできます。
これにより必要な情報を必要な時だけ見ることが可能です。
目的に応じて、並び替えやフィルター、グループ化を使って整理していきましょう。
タグを活用したNotionテンプレートの紹介
GTD(Getting Things Done)の考え方を取り入れたシンプルで使いやすいタスク管理テンプレートを作成しました。
タグの考え方を応用して、重要度や緊急度をタグを使い、自動的に整理するようにしています。
無料でご利用いただけるのでタグの使い方に興味が湧いた方はぜひお試しください！
このテンプレートの解説記事はこちらからご覧になれます。↓
まとめ
Notionのタグとは何か、タグを使うメリット・デメリット、タグの作り方まで幅広く解説しました。
Notionでタグを使う熟せると情報管理が格段にしやすくなります。
ぜひNotionでタグを活用し、より快適なNotionライフを送りましょう！
コメント