Notion 共有設定の完全ガイド｜初心者でも安心の簡単ステップ

2025年5月30日

この記事では、Notionの共有設定について、初心者でも迷わず実践できる手順や、おすすめの使い方まで詳しく解説します。

これを読むことで「ページの効果的な共有方法」「メンバーごとの権限設定」「共有時のトラブル対策」など、すぐに役立つ実践的な知識が身につきます。Notion共有の基本から応用まで、安心してご活用いただけます。

Notionの共有設定が理解できると効率的なチーム利用が行えます！

Notionの共有機能とは何か

Notionの共有機能は、自分が作成したノートやページ、データベースなどの情報を他人と簡単に共有できることが特徴です。

個人のメモをグループで編集したり、チームのプロジェクト管理を複数人で行ったりするために、多くのユーザーが活用しています。

共有範囲や権限も柔軟に設定できるため、情報漏洩を防止しながら、必要な相手とだけスムーズに情報交換が行えます。

Notionの共有が可能な単位と利用シーン

Notionでは、ページ単位からワークスペース全体まで、さまざまなレベルで共有設定が可能です。主な共有単位と活用例を、以下の表でまとめます。

共有単位	主な利用シーン
ページ単位	1つのドキュメントや議事録など、特定の内容を限定して共有
フォルダ・データベース単位	プロジェクトのタスクリストや、リサーチ情報のデータベースなどチーム作業に最適
ワークスペース単位	組織全体でのナレッジ共有や、部署ごとの情報管理

共有機能の基本的な流れ

Notionでの共有は、対象ページやデータベースの右上にある「共有」ボタンをクリックし、「ゲストユーザー」として公開範囲・権限を決めるだけです。

チーム利用において細かい権限を決めることで、スムーズな編集作業が可能になります。

Notionでの共有機能が支持される理由

ノート共有やチームの情報管理ツールはさまざまありますが、Notionが特に評価されている理由は、ページの自由度の高さと、リアルタイムコラボレーションのしやすさにあります。

同時編集やコメント、履歴の記録といったコラボレーションに便利な機能も揃っているため、ビジネスの現場から学生サークル、個人の情報整理まで、幅広いシーンで利用されています。

Notionでページを共有する方法

Notionのページを他のユーザーと共有することで、グループでのコラボレーションや情報のやり取りが効率的になります。ここでは、代表的な共有方法をステップごとに解説します。

ページのシェアボタンから共有

Notionのページ右上には「共有」と書かれたシェアボタンがあります。

このボタンをクリックすると、共有設定の画面が表示されNotionユーザーのメールアドレスを入力して「ゲスト」として該当ページに追加されます。

この場合追加されたゲストは、追加されたページ内のみアクセスが可能になります。他のページにはアクセスできません。

また権限のコントロールやアクセス状況の把握も直感的に操作できるため、初めての方でも安心して利用できます。

操作手順	用途・ポイント
ページ右上の「共有」ボタンをクリック	ページごとの共有メニューを開く
「メールアドレス」を入力して招待	Notionゲストユーザーの追加
「アクセス権限」を選択	編集・閲覧などの詳細設定が可能

特定のページを複数人でページ編集・コメントを行いたい場合は、この方法が最適です。

URLリンクで共有

Notionでは共有したいページのリンク（URL）を発行し、そのリンクを知っている人であれば誰でもアクセスできるよう設定できます。社外メンバーや一時的に情報共有したい場合にも便利です。

操作手順	用途・注意点
「共有」から「Web上でリンクを知る全ユーザー」にアクセス制限を変更	手軽に共有、LINEやSlackにも貼付け可能
「全員が閲覧可能」など公開範囲を設定	外部公開の場合はプライバシー設定に注意

なお、「リンクを知っている全員がアクセスできる」設定にすると、予期せぬ第三者に情報が漏れる可能性があります。公開範囲の設定を必ず確認しましょう。

Notionの共有権限を細かく管理する方法

Notionを活用して情報共有を進める際、共有権限を正しく設定・管理することは非常に重要です。

どのユーザーにどこまでの操作を許可するかによって、業務効率や情報セキュリティに大きな違いが生じるためです。

ここでは、Notionで利用できる権限の種類と、それぞれの違い、外部ユーザーと共有する際の重要なポイントについて詳しく解説します。

共有権限のそれぞれの違い

Notionではページやワークスペースの各ユーザーごとに、役割や操作範囲に合わせた権限を割り当てることができます。主な共有権限については、下記の表をご覧ください。

権限レベル	できること	タスク管理での活用場面
フルアクセス権限	編集、共有設定の変更、削除など全ての操作	プロジェクトマネージャーやチームリーダー
編集権限	内容の編集、コメントの追加（他メンバーにページの共有はできない）	タスクの実行担当者
コンテンツ編集権限	データベースのみ編集可能	チームメンバーが進捗を記入
コメント権限	コメントのみ追加可能	レビュアーやアドバイザー的役割
閲覧可能	内容の閲覧のみ	進捗確認だけ必要な関係者

参考：Notion公式ヘルプページ

目的や相手にあわせて適切な権限を設定することで、間違った編集や情報漏洩を未然に防ぐことができます。

例えば「会議の議事録をチームで共有したいが、間違えて消されるのを防ぎたい」といった場合は「閲覧のみ」や「コメント可」を選択するのがおすすめです。

外部ユーザーとの共有注意点

Notionの共有機能は社内だけでなく、外部のユーザーにも安全に情報を共有できるという特徴があります。ただし、外部共有にはいくつか注意すべき点があります。

共有リンクの設定に注意：「リンクを知っている全員がアクセスできる」設定を有効にするとパスワードなしで誰でもページにアクセス可能となるため、機密情報の外部共有時は十分に注意しましょう。必要に応じて、アクセス範囲をゲスト追加や特定ユーザーのメールアドレス招待に限定することが推奨されます。
アクセス権の見直し：やり取りが終わった外部パートナーや、プロジェクトが完了した相手については、共有設定画面でゲストの削除、権限変更、リンクの無効化を必ず実施してください。
ページ階層ごとの権限管理：Notionでは上位のページに設定した権限が、原則として下位のサブページにも引き継がれます。サブページごとにきめ細かく制御したい場合は、それぞれで個別に共有設定を見直しましょう。

権限管理を徹底することで、不必要な情報流出や編集ミスを防ぎながら、安心・安全なコラボレーション環境を実現できます。

正しい運用を身につけておくことで、Notionによるチームの情報共有がより一層活性化します。

Notionチーム共有の便利な活用方法

グループ全体でタスク管理を共有するコツ

Notionは、チームでタスク管理を行う際に柔軟なカスタマイズが可能な点が大きな魅力です。

まず、タスクリストやカンバンボード（ボードビュー）を使えば、誰がどの作業を担当しているのか、進捗状況はどうかを一目で把握できます。

各タスクには期限や担当者を簡単に設定でき、メンバーの割り当てもドラッグ＆ドロップで直感的に行なえます。

また、タスクごとにコメントやファイル添付もできるので、情報のやりとりも非常にスムーズです。

全体の可視化に優れることで、タスクの抜けや重複を防げるだけでなく、チームメンバー間のコミュニケーション活性化にもつながります。

タスク管理におすすめのビューとフィルター活用例

ビュー種別	活用シーン	便利なフィルター例
リストビュー	細かい進捗管理や担当振り分けを詳細に見たい場合	担当者・期日・ステータスで並び替え
カンバンボード	全体の流れやタスクの進行状況を俯瞰したい場合	ステータス（未着手/進行中/完了）でカラム分け
カレンダービュー	期日通りにタスクを進めたい時や期限管理を重視する場合	期日が今週/今月のタスクのみ表示

テンプレート機能を使った効率的な情報共有

テンプレート機能を活用することで、チーム全員の作業を効率化できます。

プロジェクト管理や議事録、ウィークリーレポート、ナレッジベースなど、よく使う形式のページをテンプレート化しておくと、新規データベースを追加する際に同じフォーマットをすぐに生成してくれます。

これにより、情報の抜けや記載漏れを減らすことができるだけでなく、新人や途中参加したメンバーでもすぐに作業に取りかかれます。

テンプレート機能を活用した繰り返しタスクの生成方法はこちらがおすすめです↓

GoogleカレンダーやSlackなどとの連携方法

Notionは外部ツールと連携することで、さらにチームのコラボレーションを強化できます。

特にGoogleカレンダーとの連携では、チームのスケジュールやデッドラインがNotion上で確認できるため、日程調整や会議設定が簡単です。

インテグレーションを使い、カレンダーを埋め込んだり、リンクで同期することができます。また、Slackとの連携では、Notionページの更新をSlackチャンネルに自動で通知する仕組みが便利です。

これにより、タスクの変更やコメントがリアルタイムでチームに共有され、対応漏れを防ぎつつスピーディーなコミュニケーションが実現します。

Notionアカウントがない相手に共有する方法

Notionは通常、ページの共有相手がNotionアカウントを持っていることが前提ですが、アカウントがない方ともスムーズに情報を共有したい場合にはいくつかの方法があります。

ここでは、代表的な2つの方法について詳しく解説します。

Webページとして公開して共有

Notionでは、特定のページをWebページとして一般公開することができます。

この方法を使うと、相手がNotionに未登録でもURLをクリックするだけで内容を閲覧でき、パソコンやスマートフォンなど各種端末からアクセス可能です。
ただ、Notionアカウントがないため閲覧はできても編集はできません。

Webページとして公開して共有する方法

ページ右上の「共有」ボタンをクリック
「ウェブで公開」を選択
生成されたリンクをコピーして、相手に送付

Web公開時の注意点としては、公開したページはリンクを知っている誰でも閲覧できるため、個人情報や機密データは載せないようにしましょう。

メリット	デメリット
アカウント不要・すぐに共有可能	リンクを知れば誰でも閲覧可能
各種デバイス対応	編集不可

PDFなどにエクスポートして共有

NotionのページはPDFやHTMLファイルにエクスポートし、メールやチャットで添付送信することもできます。特に社外や外部クライアントへの資料送付時に活用されています。

共有したいページを開き、「・・・」ボタンをクリック
「エクスポート」を選択し、「PDF」または「HTML」を指定
ダウンロードしたファイルを相手に共有

この方法なら、受け取る側もNotionのアカウントやアプリが不要なため、手軽に印刷や保存ができます。ただし、インタラクティブな要素やリアルタイムの更新は反映されません。

メリット	デメリット
Notionの登録不要・編集不可で安全	リンク切れや内容の更新反映ができない
紙やPDFとしてオフラインで扱える	インタラクティブな要素は非対応

これらの方法は、Notionを使っていない相手とも安全かつ簡単に情報共有ができるため、チーム外メンバーやクライアントへの案内資料の配布など、多様な場面で役立ちます。

NotionページのPDFエクスポートの方法についてはこちらがおすすめです↓

Notion共有でよくあるトラブルと解決策

共有できない・見られない場合の原因

Notionでページを共有したはずなのに、相手がページを閲覧できない場合やリンクにアクセスできない場合、いくつかの主な原因が考えられます。まず「共有設定」の権限が適切か確認しましょう。

次に、URLリンクの場合は「全員に公開」になっているか、または特定のゲストが追加されているかを再確認してください。

また、共有相手が正しいメールアドレスで追加されているか確認することも重要です。

トラブル内容	主な原因	解決策
閲覧できない	権限が付与されていない/URLの設定ミス	権限や共有リンクを再設定
招待が届かない	メールアドレスの入力ミス/迷惑メール扱い	メールアドレスを再確認し、再招待

また、Notionのサーバー側で障害が発生している場合もあるため、公式のウェブサイトやSNSをチェックすることも有効です。

共有リンクの無効化と安全対策

Notionの「招待制限」や「共有リンクの無効化」は情報漏洩リスクを未然に防ぐうえで非常に有効です。

不要になった共有リンクは必ず無効化し、誰がアクセスできるか常に把握しましょう。

具体的には、「共有」ボタンからゲストを確認・削除したり、ページを公開している場合は非公開に戻すことなどです。

また、社外秘情報を扱う際は「ゲスト招待」のみの設定にし、URLの無差別共有を避けるようにしましょう。

万一、共有範囲が拡大してしまった場合は、すぐにリンクをリセットし、アクセス権の見直しをおすすめします。不安な場合は二段階認証の設定も検討しましょう。

権限を変更したいときの手順

共有中のページやワークスペースで閲覧者・編集者・管理者などの権限を途中から変更したい場合は、該当ページ右上の「共有」メニューから変更可能です。

ユーザー名の横にあるドロップダウンメニューを選択し、それぞれに適切な権限（閲覧のみ／コメント可／フルアクセスなど）を割り当てましょう。

権限レベル	できること	タスク管理での活用場面
フルアクセス権限	編集、共有設定の変更、削除など全ての操作	プロジェクトマネージャーやチームリーダー
編集権限	内容の編集、コメントの追加（他メンバーにページの共有はできない）	タスクの実行担当者
コンテンツ編集権限	データベースのみ編集可能	チームメンバーが進捗を記入
コメント権限	コメントのみ追加可能	レビュアーやアドバイザー的役割
閲覧可能	内容の閲覧のみ	進捗確認だけ必要な関係者

参考：Notion公式ヘルプページ

なお、ワークスペース全体の権限変更は管理者権限が必要となるため、必要に応じて管理者への申請を行いましょう。

ゲストとメンバーの違いが分からない

Notionの共有では「ゲスト」「メンバー」という用語が使われますが、それぞれ権限の範囲やできることが大きく異なります。

ゲストは、ワークスペース全体にはアクセスできず、特定のページ単位でのみ共有対象となります。

一方、メンバーはワークスペース内の複数ページやデータベースにアクセスできます。

名称	ワークスペース全体にアクセス	個別ページ共有	管理者権限候補
ゲスト	不可	可	不可
メンバー	可	可	可

もし、うまく共有できない場合は、招待方法や権限設定、共有範囲が「ゲスト」か「メンバー」か一度見直してみることをおすすめします。

メンバーとゲストの違いについてはこちらがおすすめです。↓

Notion共有をさらに快適に使うためのQ＆A

共有後に編集履歴は残りますか？

Notionでは、ページを共有したあともバージョン履歴（編集履歴）を確認できます。

編集履歴機能を使うことで、過去のバージョンにさかのぼって内容を復元することや、誰がどこを編集したのかを簡単に追跡可能です。

プラン名	編集履歴の保存期間	備考
フリープラン	7日間	個人利用向け。ページの編集履歴は直近7日間分まで確認可能。
プラスプラン	30日間	小規模チーム向け。ページの編集履歴は過去30日間分まで確認可能。
ビジネスプラン	90日間	中規模以上のチーム向け。ページの編集履歴は90日間分まで確認可能。
エンタープライズプラン	無制限	大規模組織向け。ページの編集履歴は無制限に保存・確認可能。

参考：Noion公式サイト

共有相手がNotion未登録の場合どうしたらいいですか？

共有したい相手がNotionアカウントを持っていない場合には、「ウェブで公開」を利用することで、そのままURLを伝えて閲覧してもらうことができます。

この方法だと相手はログイン不要でパソコンやスマートフォンからページを見られるので、外部の取引先や顧客との情報共有にも便利です。

ただし、「編集」や「コメント」などの操作はNotionにログインしているユーザーでないと行なえません。セキュリティ面にも配慮し、公開設定の範囲やページ内容には十分注意しましょう。

共有方法	閲覧可否	編集・コメント可否
リンクをWebで公開	可能（誰でもURLアクセス）	不可
ゲスト追加	可能（個人ごと）	可能（編集・コメント権を付与時）

より関係性の近いメンバーにはゲスト招待を使い、「メールアドレス送信」でNotionから案内を送りましょう。

まとめ

Notionの共有機能は、ページやワークスペースごとに細かく権限を指定でき、チームや外部ユーザーとも安全に情報をやり取りできます。

共有設定や活用方法を理解することで、グループ作業や情報管理がよりスムーズになり、日常の業務や学習に大きく役立ちます。

安全面も意識しながら、Notion共有の利便性を最大限に活用しましょう。

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