Notionゲストとメンバーの違いとは？使い分け方や注意点まとめ

この記事では、Notionのゲストとメンバーの違いやそれぞれの使い分け方、権限や招待方法、料金の違いなどをわかりやすく解説します。

チーム管理や情報共有の安全性を高めるためのポイントも詳しく紹介しています。

Notionにおけるユーザー権限の基本知識

Notionでは共同作業を円滑に進めるため、ユーザーごとに付与される権限が異なります。適切な権限の設定を理解することで、安全かつ効率的にワークスペースを運用できるようになります。

ここでは、Notionにおけるユーザー権限の種類や、その特徴について詳しく解説します。

Notionで利用できるユーザーの種類

Notionには主に「ワークスペースオーナー」「管理者」「メンバー」「ゲスト」という4つのユーザータイプがあります。それぞれの違いを理解することで、用途やケースに応じて適切な招待・権限付与が可能になります。

ユーザー種別	概要	主な用途
ワークスペースオーナー	ワークスペースの最上位管理者。すべての設定や管理が可能。	ワークスペース全体の管理・設定
管理者	メンバー管理やセキュリティ設定など、一部の管理機能が利用できる。	大規模なチーム運用時の管理補助
メンバー	ワークスペースに正式に参加しているユーザー。多くのページや機能にアクセス可能。	組織メンバーとして継続的に利用
ゲスト	限定されたページやデータベースへの一時的なアクセス権を持つユーザー。	外部パートナーや一時的な共同作業者

ゲストとメンバーの定義

次に、Notionにおける「ゲスト」と「メンバー」の違いについて整理します。

ゲストはワークスペースに所属せず、特定のページやドキュメントにだけアクセスできる限定ユーザーです。

例えば、外部の取引先やクライアントと資料を共有したい場合に適しています。メールアドレスを指定して必要なページのみにアクセス権を付与することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えて共同作業できます。

一方で、メンバーはワークスペースに正式に参加し、広範囲なページや機能にアクセスできる権限を持ちます。

社内メンバーや長期間プロジェクトに関わる人に向いており、データベース作成やページの追加、他メンバーの管理など、共同作業に必要なすべての操作が可能です。

どちらを選ぶかは、情報共有の範囲や役割、セキュリティの観点から適切に見極めることが重要です。

Notionゲストとメンバーの具体的な違い

Notionでは、ユーザーごとにアクセス権限や操作範囲が異なる「ゲスト」と「メンバー」という2種類の招待方法が用意されています。

この章では、ゲストとメンバーの違いをさまざまな観点から詳しく解説します。

Notionをより安全かつ効率的に活用したい方は、それぞれの役割や制限を理解してチーム運用に活かしましょう。

アクセスできる範囲の違い

ゲストとメンバーはアクセスできる範囲に明確な違いがあります。

ゲストは特定のページやワークスペース内の一部ページのみアクセスが可能です。

一方、メンバーはワークスペース全体へアクセスでき、ほぼすべてのページを自由に閲覧・編集できます。
下記の表で、具体的なアクセス範囲の違いを比較してみましょう。

権限	ゲスト	メンバー
アクセス可能範囲	招待されたページのみ	ワークスペース全体
閲覧・編集できる内容	指定ページとその子ページ	すべてのページ （管理者権限による制限を除く）
他ユーザー・メンバーとのやりとり	該当ページ上のみ	全体で可能

このように、ゲストはピンポイントな情報共有に適しており、メンバーは包括的な共同作業向けとなっています。

招待方法や追加手順の違い

ゲストとメンバーでは、招待方法や追加の手順にも違いがあります。

Notionのワークスペース管理画面からメンバーは自由に追加でき、メールアドレスのドメインで企業内全体を招待することも可能です。

一方でゲストは、シェアしたい特定ページの右上にある「共有」から個別にメールアドレスを指定して招待する仕組みです。

また、権限も細かく4段階で設定することが可能です。

権限レベル	できること	タスク管理での活用場面
フルアクセス権限	編集、共有設定の変更、削除など全ての操作	プロジェクトマネージャーやチームリーダー
編集権限	内容の編集、コメントの追加（他メンバーにページの共有はできない）	タスクの実行担当者
コンテンツ編集権限	データベースのみ編集可能	チームメンバーが進捗を記入
コメント権限	コメントのみ追加可能	レビュアーやアドバイザー的役割
閲覧可能	内容の閲覧のみ	進捗確認だけ必要な関係者

メンバーはワークスペース全体の構成員として一括管理できるのに対し、ゲストはページごとの個別管理となります。

たとえば外部の取引先や業務委託者には、必要最低限のページのみ「ゲスト」として追加することで、セキュリティを高めつつ効率的なコラボレーションが実現します。

料金の違い

Notionの料金体系も、ゲストとメンバーで異なります。メンバーは有料プランをご利用の場合1ユーザーごとに課金されますが、ゲストは無料枠の範囲内で自由に追加可能です。
※無料プランでメンバーを招待した場合は利用できる利用可能ブロック数が1,000個のみと制限が設けられます。

ゲスト追加に関して、プランごとの人数上限は以下の通りです。

プラン名	ゲスト追加上限人数	備考
フリープラン	10人	個人利用向け。ゲストは特定のページにのみアクセス可能。
プラスプラン	100人	チームや小規模グループ向け。学生・教職員は無料で利用可能（メンバーは1人まで）。
ビジネスプラン	250人	中規模以上のチーム向け。セキュリティと管理機能が強化されている。
エンタープライズプラン	250人	大規模組織向け。SAML SSOやSCIMなどの高度な管理機能を提供。

コストを抑えつつ外部スタッフやクライアントと連携したい場面では、ゲスト招待を活用することでコストパフォーマンス良くプロジェクト運営が可能です。

メンバーかゲスト、どちらに追加されているか知りたい場合はNotion画面左下の「設定」→「ユーザー」をクリックして確認できます。
有料プランをお使いで、誤ってメンバーに追加している場合は請求額が発生するので、すぐに削除して改めてゲスト招待を行いましょう。

できる操作や権限の違い

ゲストとメンバーでは、Notion内で実行できる操作や権限の幅にも大きな差があります。

ゲストは、あくまでも「共有ページだけで操作が可能」であり、ワークスペース全体の設定変更や、他メンバーの管理はできません。

一方メンバーは、編集やコメントはもちろん、新規ページ作成・削除や他ユーザーの招待も可能です。

さらに管理者（Admin）権限を持つメンバーであれば、ワークスペース全体の権限の調整やテンプレートの追加、外部連携の設定など、組織管理に必要な幅広い操作が許されています。

操作内容	ゲスト	メンバー
ページの閲覧・編集	招待ページのみ	ワークスペース全体
コメント・メンション	◎	◎
新規ページ作成	×（招待ページ配下では可能）	◎
他ユーザーの招待	×	◎（管理権限が必要）
ワークスペース設定の変更	×	◎（管理者権限が必要）

この点から、プロジェクトごとに参加させたい外部パートナーや短期間だけ関わるユーザーは「ゲスト」、広い組織的な運用や長期的なメンバーには「メンバー」がおすすめです。

Notionでゲストとメンバーを使い分ける方法

会社・チーム利用におけるおすすめの使い分け

会社やチーム単位でNotionを活用する場合、「必要な情報やプロジェクトへのアクセス権限に応じて、ゲストとメンバーを適切に使い分けることが重要」です。

通常、組織内の常時利用者はメンバーとして追加し、ワークスペース全体へのアクセスや複数のページの閲覧・編集を可能にします。

一方、外部の契約社員や一時的な協力先、もしくは限定された業務範囲のみ参画するスタッフにはゲスト権限を付与することで、必要最小限の情報だけを共有し、セキュリティ管理を強化できます。

以下の表は、会社・チーム利用におけるゲストとメンバーの使い分け例をまとめたものです。

ユーザーの役割	推奨権限	アクセス範囲
正社員・運営メンバー	メンバー	ワークスペース全体や複数プロジェクト
外部パートナー・取引先	ゲスト	特定のページまたはプロジェクト単位
新入社員・研修生	ゲスト→必要に応じてメンバー昇格	研修資料や一部プロジェクトのみ

このように明確な役割ごとに権限を振り分けることで、情報漏洩防止や管理負担の軽減につながります。

個人・フリーランス業務の場合の使い分け

個人利用やフリーランス業務でNotionを活用する際は、クライアントや外部協力者にのみ必要な情報を安全に共有できるのが、ゲスト招待の大きなメリットです。

例えば、自分しかアクセスしない日々の業務メモやタスク管理ページはそのまま所有者として利用し、プロジェクト納品の進捗表や資料のみクライアントをゲスト招待すると、他の情報の閲覧や編集リスクを防げます。

頻繁な共同編集や継続的なプロジェクト参加者なら、メンバーとして追加してコラボレーションの利便性を高めるのも効果的です。

シーン	ゲスト適用例	メンバー適用例
納品前資料の共有	クライアントをゲスト招待し特定資料のみ編集可能	─
共同制作プロジェクト	一時的な外部協力者のみゲスト招待	長期で関わるパートナーをメンバー追加

共同作業やプロジェクト管理での使い分け事例

Notionは多人数での共同作業やプロジェクト管理にも優れており、タスク管理・ドキュメント共有・議事録等、多様な用途に合わせた権限設定が可能です。

例えば、下記のように使い分けると効果的です。

• 全体進捗や方針を決めるコアメンバー：メンバーとし、すべてのデータベースやダッシュボードに完全な権限を付与。
• 専門領域のみ関わる外部アドバイザー・ゲストメンバー：ゲストとして該当ページだけを共有し、必要最小限の編集権限を与える。
• 進捗報告書をクライアントに共有：クライアントはゲスト権限で進捗の「閲覧のみ」あるいは「コメント可能」とすることで、ミスによるデータ消去防止。

こうした使い分けをすることで、プロジェクトの透明性・安全性・効率性を高めることが可能です。また、権限設定の見直しはプロジェクトの進行状況や役割変更に応じて適宜行うのがポイントです。

Notionでゲスト・メンバーを管理する際の注意点

情報漏洩リスクとセキュリティ対策

Notionでゲストやメンバーを管理する際、情報漏洩のリスクに十分注意することが重要です。

特にゲストは外部ユーザーとして一部のページやデータへのアクセス権を持つため、共有範囲が本当に適切かどうかを必ず確認しましょう。

また不用意に多くの情報をゲストに公開しないために、以下のようなセキュリティ対策が有効です。

• ゲスト招待時にはページごとにアクセス権限を細かく設定する
• 機密性の高いデータはゲストへの共有を避ける
• 誰がどのページにアクセスできるか定期的に見直す
• 誤って全スペースをゲストに公開しないよう注意する

さらに、Notionはセキュリティ面でも定期的にアップデートされているため、Notion公式セキュリティとプライバシーページを随時確認することがおすすめです。

ゲストの権限変更や削除方法

ゲストユーザーの権限は、必要に応じて変更することができます。

プロジェクトの進捗や役割の変化に合わせて、閲覧のみ・編集可能など適切な権限に調整しましょう。

不要になったゲストは、速やかに削除することも大切です。削除や権限変更の具体的な方法は下表の通りです。

操作	手順	注意点
権限の変更	1. 対象ページの「共有」メニューを開く 2. ゲストの横に表示される権限プルダウンをクリック 3. 「閲覧」「コメント可」「編集可」などから選択	間違った権限を付与しないよう最新の状態を確認してから設定
ゲストの削除	1. 対象ページの「共有」メニューを開く 2. ゲストの横に表示される権限プルダウンをクリック 3. 「削除」を選択	削除するとそのゲストは以後該当ページにアクセスできなくなる

必要がなくなったら速やかに削除することで、情報漏洩のリスクを減らせます。

ゲスト・メンバー追加の上限や制限

ゲストとメンバーはそれぞれプランによって制限が設けられています。ゲストとメンバーの各制限について詳しくお伝えします。

まず、ゲストはプランによって追加上限人数が決まっています。
「気づいたらゲストの追加上限人数に達していた！」ということも少なくないので、事前にゲスト上限人数を確認しておくことが大切です。↓

プラン名	ゲスト追加上限人数	備考
フリープラン	10人	個人利用向け。ゲストは特定のページにのみアクセス可能。
プラスプラン	100人	チームや小規模グループ向け。学生・教職員は無料で利用可能（メンバーは1人まで）。
ビジネスプラン	250人	中規模以上のチーム向け。セキュリティと管理機能が強化されている。
エンタープライズプラン	250人	大規模組織向け。SAML SSOやSCIMなどの高度な管理機能を提供。

メンバーに関してはフリープランのみ制限が設けられており、プラスプラン以上はメンバー追加人数上限はありません。

フリープランはメンバーが2名以上いる場合、1000ブロックまでしか使えない制限が設けられます。

1,000ブロックは多そうに聞こえますが、複数ページを使っているとあっという間にこの上限に達してしまいます。
その制限が邪魔な場合はプラスプラン以上にアップグレードする必要があります。

運用規模やチーム体制に合わせて適切なプランを選び、上限に気を付けて管理しましょう。

Notionゲストとメンバーの違いに関するよくある質問

無料プランでもゲストとメンバーを使い分けできるか

Notionの無料プランでも、ゲストとメンバーを十分に使い分けることが可能です。

具体的には、ワークスペースに登録する「メンバー」は2人までですが、「ゲスト」なら10人まで追加可能です。

このため、小規模なチーム運用やプロジェクトベースのコラボレーションであれば無料プランでも柔軟に管理できます。ただし、メンバー数や共有範囲が多くなる場合は、有料プランへの切り替えを検討するとよいでしょう。

プラン	メンバー上限	ゲスト上限
無料プラン	2人まで	10人
プラスプラン	無制限	100人
ビジネスプラン	無制限	250人
エンタープライズプラン	無制限	250人

外部ユーザーをゲストとして招待する際の注意点

外部ユーザー（チーム外・社外の人）をゲストとして招待する場合は、次の点に注意しましょう。

ゲストは特定のページやデータベースのみアクセスできる反面、編集やコメントなどの権限も細かく設定できます。

しかし、不必要な情報へアクセスさせてしまわないよう、共有範囲を必ず限定し、共有したいページのみ選んで招待しましょう。

また、ゲストはワークスペース全体の閲覧やメンバー管理はできないものの、共有ページでの編集やコメントが可能です。アクセスを解除したい時は、ゲストの削除操作を忘れずに行うようにしてください。

推奨される使い方・ベストプラクティス

Notionを効果的に活用するためには、目的や相手に応じてゲストとメンバーを上手に使い分けるのがおすすめです。

たとえば、社内のメンバーにはワークスペースへのフルアクセス権限を付与し、頻繁に連携する場合は「メンバー」として招待します。

一方、一時的なプロジェクト参加者やクライアントなど社外の協力者には、必要なページだけ「ゲスト」として共有すると、情報管理やセキュリティ面でも安心して運用できます。

また、リアルタイムで複数人が編集する際は「権限設定」を定期的に見直し、不要になったゲストやメンバーは速やかに削除することが漏洩防止に有効です。

まとめ

Notionのゲストとメンバーは、アクセス範囲や権限、料金面に明確な違いがあります。

用途や役割に合わせて使い分けることで、より安全かつ効率的に情報共有や共同作業が可能になります。

会社やチーム運用ではセキュリティ対策も重視し、最適なユーザー管理を意識することが大切です。