名刺管理をNotion上で効率的に管理したい方必見！
この記事では、Notionで名刺管理をする理由やメリット・デメリット、具体的なデータベース作成方法、無料テンプレートの活用法まで徹底解説します。
Notionで名刺管理をすることで顧客情報を効率的に整理できるようになります。
ExcelやCSVからのインポート、名刺情報と他データの連携など、すぐに役立つ実践的な解決策が分かります。
名刺管理をNotionで行うことで管理がとても楽になります！
- Notion歴4年
- テンプレート作成数：22個
- テンプレート総DL数：10,000～
- Notion構築代行：⭐5.0継続中！
Notionの語りつくせない魅力をブログで全て伝えるのが私の目標です！
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Notionで名刺管理が注目される理由
最近、ビジネスマンの間で「Notionを名刺管理に活用する方法」が大きな話題となっています。
なぜ今、数ある名刺管理アプリや専用サービスがある中で、Notionが注目されているのでしょうか。
その理由は、従来のツールでは実現できなかった柔軟なデータ管理やコラボレーション性、そしてカスタマイズ性の高さにあります。
Notionは本来、タスク管理やナレッジベースとして利用されているサービスですが、その柔軟なデータベース機能をうまく活かすことで、名刺情報を一括管理するための理想的なプラットフォームとなってきているのです。
従来の名刺管理ツールとの違い
これまで主流だった名刺管理アプリでは、名刺をスキャンして自動登録できるメリットがありました。
しかし一方で、項目の追加や情報の構造化が難しく、特に独自の分類やタグ付け、過去のやり取りの記録などは自由度が制限されていました。
また、既存のExcelやスプレッドシートで入力管理しているケースも多く見られますが、これらではデータの関連付けやチーム共有に手間がかかりがちです。
| 管理方法 | カスタマイズ性 | 検索・連携機能 | チーム共有 |
|---|---|---|---|
| 紙の名刺ファイル | 低い | 実質不可 | 手間がかかる |
| 専用アプリ（Sansan・Eight等） | 中 | 自動OCR,限られた連携 | 一部対応（有料が多い） |
| Excel/Google スプレッドシート | やや高い | 関数・並べ替え可、外部連携は限定的 | シート共有は可能 |
| Notion | 非常に高い | タグ・リレーション・多彩なフィルタ・API連携も可 | メンバーごとに柔軟な権限設定可 |
Notionは機能面は専用アプリには劣りますが、そのカスタマイズ性の高さで名刺管理を効率的に管理することができます！
仕事・人脈管理のハブとして活用できる
Notionは、単なる名刺情報のストック場所ではなく、プロジェクト管理や議事録・進捗管理といった業務データをひとつのプラットフォーム上で連携できます。
例えば、名刺データベースから相手の会社の情報を確認し、そのまま関連する打合せメモや案件進行のタスクにリンクさせて記録する、といった「人脈を起点にした仕事の流れ」を一本化することが簡単です。
ただの名刺管理だけにとどまらず、案件や顧客管理まで幅広く対応できる点がNotionが人気の理由の1つです！
カスタマイズ性・拡張性の高さ
Notionでは、データベース内の表示項目やレイアウト、タグ管理や色分けなどを、利用用途やチームのルールに合わせて自在に変更できます。
さらに、業務の変化やメンバー追加にもフレキシブルに対応できるため、中長期的な名刺・人脈管理にも最適です。
データベースを組み合わせることで1ページで情報の一元化が可能です！
コストを抑えつつセキュアな管理が可能
多くの名刺管理アプリは有料プランが前提となっていますが、Notionなら無料プランでも十分な機能が利用でき、個人・小規模チームでも導入しやすいのが魅力です。
また、ページごとに細かくアクセス権限を設定できるため、プライバシー保護や社内の情報セキュリティ対策も柔軟に対応可能です。
まとめ：なぜ今、Notionで名刺管理が選ばれるのか
「自分だけの名刺リストを直感的な操作で管理したい」
「チームで最新の名刺リストを共有したい」
「名刺情報を案件やメモと効果的に紐づけたい」
――こういったニーズに、Notionの名刺管理は驚くほどマッチしています！
だからこそ、これから名刺管理を始めるビジネスパーソンには、ぜひ一度Notionによる管理方法を体験してみていただきたいです。
Notionで名刺管理を行う3つのメリット
Notionで名刺管理を始める方が増えている理由には、主に3つの大きなメリットがあります。
- 自由に項目をカスタマイズできる
- 他のデータとの連携が簡単
- 無料プランで始められる
メリット1. 自由に項目をカスタマイズできる
Notionの最大の特長であり、多くの方に選ばれている理由が「カスタマイズ性の高さ」です。
名刺管理アプリの場合、入力できる項目があらかじめ決まっていたり、独自の管理ルールに合わせにくいことがよくあります。
一方で、Notionを使えば自分やチームの運用スタイルに合わせて、必要な情報だけを自由に追加できます。
メリット2. 他のデータとの連携が簡単
Notionでの名刺管理は、他の情報とのスムーズな連携ができる点も大きな魅力です。
例えば、↑の画像では名刺情報のデータページ内に「問い合わせ履歴」と「タスク」のデータベースを作成しています。
これにより、名刺の顧客情報に紐づいた内容を一元管理することができます。
色んなフォルダを行ったり来たりする必要がなくなり、大幅な時間削減に繋がります！
メリット3. 無料プランで始められる
多くの名刺管理アプリは月額課金が必要だったり、無料版だと機能制限が大きいケースも少なくありません。
その点、Notionは無料プランでも十分な機能が揃っており、個人利用や小規模チームでの名刺管理なら追加コストなく始められる点が大きな魅力です。
「まず費用をかけずに試してみたい」「チームでコストを抑えながら運用したい」という方にとって、Notionは非常に始めやすい名刺管理ツールです！
Notionでの名刺管理に潜むデメリットと注意点
Notionで名刺管理を行うとき、確かにカスタマイズ性や情報の一元管理など多くのメリットがありますが、実際に運用するなかで「想像していたより不便だな」と感じる部分も存在します。
ここでは、Notionの名刺管理で注意しておきたい主なデメリットや運用上のポイントについて、具体的にご紹介します。
- 専用アプリのような名刺スキャンができない
- 無料プランは画像サイズのアップロード制限がある
- 最初はNotionの操作に慣れるまで時間がかかる
デメリット1. 専用アプリのような名刺スキャンができない
名刺管理専用アプリ（例えば「Eight」や「Sansan」など）には、スマートフォンで素早く名刺を撮影・スキャンし、データ化できる機能があらかじめ備わっています。
しかし、Notionはその機能がないので以下のステップを踏む必要があります。
- スマートフォンのカメラで名刺の画像を撮影
- その画像をNotionにアップロード
- 必要に応じてテキスト情報を入力
これらのステップが多くなり、特に大量の名刺をまとめて登録したいときはやや手間がかかる部分です。
API連携を使って実現している方もいらっしゃいますが、「それなら専用ツールでいいのでは？」という意見も出ています。
| サービス | 名刺画像の追加 | 自動情報抽出 | 一元管理のしやすさ |
|---|---|---|---|
| Notion | 手動アップロード | 非対応（手入力） | ◎（カスタマイズ自由） |
| Eight | カメラ撮影 | ◎（OCR自動認識） | ○（名刺専用） |
| Sansan | カメラ撮影/スキャナ | ◎（OCR自動認識） | ◎（法人向け機能充実） |
無料プランは画像サイズのアップロード制限がある
Notionは無料プランの場合、「1ファイルにつき5MBまでのアップロード制限」があります。
その為、もし画像ファイルの容量が5MBを超えていたらアップロードができません。
意外と5MBを超す画像は多いので、「この名刺の画像だけアップロードできない！」というトラブルも起きてしまいます。
デメリット3. 最初はNotionの操作に慣れるまで時間がかかる
Notionはカスタマイズ性の高さが魅力ですが、自由度が高すぎて最初は「何をしたらいいのかわからない」と感じる方が多いです。
特に、まだNotionの教材が多いわけではないので操作に慣れるまではどうしても学習コストがかかってしまいます。
これが理由でNotionを挫折する方も多いです。
このようなデメリットや注意点を把握したうえで、自分の名刺管理スタイルや頻度、業務内容に合った使い方ができるかどうかを検討してみてください。
【無料】名刺管理ができるNotion顧客管理テンプレの紹介
Notionで名刺管理を始めたい方のために、名刺管理もできちゃう無料の顧客管理テンプレートをご用意しました。
テンプレートの特徴や導入方法を簡単にまとめているので、Notion初心者でも簡単にはじめることができます。
テンプレートの特徴
このテンプレートは、名刺の基本情報を効率的に管理できることはもちろん、検索や分類もとても簡単に行える仕様になっています。
元々は顧客管理用に作っているので、プロパティは以下の内容が入っています。
- 氏名
- 顧客分類
- 部署・会社名
- メールアドレス
- 電話番号
- 決算月
プロパティは顧客管理用になっていますが、以下のようにご自身で追加・カスタマイズしていくことも可能です！
| 追加項目例 | 内容 | プロパティの種類 | 活用例 |
|---|---|---|---|
| 氏名 | 名刺に記載された名前 | テキスト | 検索やリスト化 |
| 会社名 | 所属する企業・団体名 | テキスト | 属性ごとにグループ化 |
| 部署・役職 | 部署名や肩書き | テキスト | 取引先の担当者情報整理 |
| メールアドレス | 連絡先メールアドレス | ワンクリックでメール送信 | |
| 電話番号 | 連絡先電話番号 | テキスト | 急ぎの連絡時に活用 |
| 出会った日付 | 名刺交換日付 | Date | 過去の人脈を時系列で管理 |
| 名刺画像 | 名刺写真やスキャン画像 | ファイル & メディア | 情報の裏付けや画像参照 |
| メモ | 商談メモなど自由記入欄 | テキスト | 重要なやり取りを記録 |
| タグ | 「取引先」や「同業者」など複数ラベル | マルチセレクト | 目的別で絞り込みやすい |
テンプレートのダウンロード方法
テンプレートの導入はとても簡単です！以下のボタンからNotion公式のダウンロードページに行き、「テンプレートを入手」をクリックするだけです。
＼ Notion公式サイトに移動します／
ぜひご自身の名刺や顧客リスト管理に活かしてみてください！
顧客管理テンプレートの詳細はこちらにまとめています↓
どんな人におすすめ？
・紙の名刺を溜め込んでいて整理できていない方
・Excel管理からステップアップしたい方
・リモートワーク時代に、チームで名刺情報を共有したい方
・パソコンとスマホ、どちらからでも名刺データを活用したい方
このテンプレートは個人利用はもちろん、法人やチームでの共同管理にも対応した設計になっています。Notionなら使い方も自在なので、さらに自分流にアレンジして運用することも可能です。
テンプレート活用のプロからのアドバイス
応用になりますが、自分で会議議事録や商談記録データベースを作成してリレーションしておけば、名刺一覧からその人とのやり取り履歴がすぐに参照できます。
また、顧客リストごとの各ページには問い合わせ履歴を記録できるので、どの顧客とどんなやり取りをしたかが一瞬で分かります。
また、スマホから名刺画像を直接添付するだけでなく、Notionモバイルアプリの「ウィジェット」ショートカットを作成すれば、営業先や展示会でもすぐに名刺を取り込めてさらに便利です。
注意点
Notionには名刺専用アプリのようなOCR（自動文字認識）機能はないため、基本的には名刺情報を手入力する形になります。
ですが、スキャン画像は簡単に添付できるため、見失いやすい名刺もデジタルでまとめておけます。
プライバシー管理のため、名刺データベースへのアクセス権限を必ず見直しておくこともおすすめです。
テンプレートのカスタマイズアイデア
・自社独自の項目、ステータスやサービス利用履歴などを追加する
・フィルターや並び替え機能を駆使して「商談中」、「名刺交換のみ」など用途別表示に切り替える
・リマインダー機能やカレンダー表示を利用してフォローアップ時期を管理する
ぜひご自身に合ったカスタマイズをお試しください！
Notionの名刺管理をさらに便利にする応用テクニック
ここでは、Notionで名刺管理をより効率的に、便利にするためのアイデアや操作テクニックをご紹介します。
初心者の方でも取り入れやすい工夫から、Notionならではの拡張的な管理法まで、使いこなすほどに管理がスムーズになる実践例をまとめました。ぜひ活用してみてください。
スマホから名刺を素早く登録する方法
外出先などでいただいた名刺をすぐデータベースに登録したい場合、スマートフォンからNotionを活用するのがおすすめです。
Notionのモバイルアプリを使えば、写真を撮って名刺画像をそのまま添付できます。また、テンプレートや定型の入力フォームをあらかじめ用意しておくことで、移動中でも素早く必要な項目だけを入力して保存できます。
手入力が必要にはなりますが、デジタル化のハードルが一気に下がります。
リレーション機能で会議議事録と紐づける
Notionの強力な機能の一つに「リレーション（関連付け）」があります。
名刺管理データベースの各レコードを、会議の議事録用データベースや商談記録のテーブルと連携させることで、「この名刺の相手とはどんな会話をしたか」「過去の日付でどのような接点があったか」といった情報をワンクリックで確認できます。
例えば、次のようにリレーションカラムを用意すると便利です。
| 名刺データ | 関連議事録 | 最終接点日 |
|---|---|---|
| 田中 太郎（株式会社サンプル） | 2024/5/12 事業説明会議 | 2024/5/12 |
| 山本 花子（合同会社テスト） | 2024/6/8 進捗報告ミーティング | 2024/6/8 |
このようにしておくことで、名刺交換→会議→次のアクションまで、一連の流れをNotionだけでトラッキングできます。
フィルター機能で目的の名刺を瞬時に探す
名刺が増えてくると、必要な相手を探すのに時間がかかることも。
そんな時は、Notionデータベースのフィルター機能を最大限活用しましょう。
例えば「会社名」「業種」「交流会名」「最終接触日」「タグ」など、複数条件で絞り込み検索が可能です。
| フィルター例 | 使い方 |
|---|---|
| 会社名で検索 | 特定の企業と過去に名刺交換した人物を抽出 |
| 日付で絞込 | 今年・最近会った方だけに一覧を限定 |
| タグで管理 | 「IT業界」や「イベント名」などテーマごとに素早く整理 |
これにより、急な連絡や探し物が発生した際にも無駄なくアクセス可能です。
案件情報を紐づける
Notionのリレーションやプロパティを使って、名刺データと現在進行中の「案件（プロジェクト）」情報を直接リンクする方法です。
たとえば営業で「A社の新規導入案件」といったプロジェクトページを作成し、関係する担当者名刺と紐づければ、相手とのやり取り担当や過去の交流履歴を管理でき、複数名の協力プレイヤーがいる場合でも進捗・連絡状況が可視化されます。
| 案件名 | 担当者名刺 | 案件進行状況 |
|---|---|---|
| A社導入プロジェクト | 田中 太郎、鈴木 次郎 | 提案中 |
| B社アップセル | 山本 花子 | 見積提示済み |
このカスタマイズで、部署横断的な協力が求められる場面でも一元管理・情報共有がスムーズになります。
こちらは今回紹介したテンプレートの有料拡張版でご利用になれます！
Notionでの名刺管理に関するよくある質問
既存のExcelやCSVにある名刺データをNotionにインポートできますか？
はい、NotionではExcelやCSV形式の名刺データを簡単にインポートできます。
まず、Notionのデータベースページを開き、「インポート」機能を使うことでCSVファイルから一括でデータを取り込めます。
ただし、取り込んだ後はNotion内のカラム設定やプロパティの調整が必要となる場合があります。
正しく項目が割り当てられているかを必ず確認しましょう。
| 対応ファイル | インポート方法 | 注意点 |
|---|---|---|
| Excel（.xlsx） | 一度CSV形式で書き出してから、Notionにインポート | 項目名の統一、データの整理が必要 |
| CSV（.csv） | そのまま「CSVからインポート」可能 | カラム割り当てが正しいか確認 |
CSVデータをNotionにインポートする方法はこちらにまとめています↓
社内メンバーと名刺データベースを共有するときの運用方法のコツは？
Notionで名刺管理データベースを共有する場合はいくつか工夫があります。
まず、データベースページの「共有」ボタンから閲覧権限か編集権限を付与できます。個人情報保護の観点から、閲覧のみ・編集可など、メンバーごとにアクセス権限を最初に明確に定めておくと安心です。
また、誰がいつ情報を追加・編集したのかが分かる「履歴」機能やコメント機能も積極的に活用しましょう。
情報の最新化や一元管理には、名刺追加・更新時のルールを簡単なガイドページにまとめておくのもおすすめです。
Notionの共有設定について詳しく知りたい方はこちらがおすすめ↓
スマホでオフラインのときでも名刺情報を確認できますか？
はい、オフラインでも名刺情報の確認は可能です。
2025年8月にオフラインモードが実装されました。これにより事前にダウンロードしていたページはオフラインでも利用が可能になりました。
特に出張が多い方やオフラインでの使用頻度が多い方は名刺管理ページをオフラインでも活用できる設定にしておくと便利です。
Notionのオフラインモードの活用用について知りたい方はこちら↓
画像ファイルのストレージ容量を節約するには？
Notionの無料プランでも画像添付ができますが、ストレージ容量の節約にはいくつかコツがあります。
まず、画像データは圧縮やリサイズをしてから添付すると、無駄な容量を消費しません。例えば、名刺スキャン画像は200KB程度まで圧縮して保存するのが目安です。
また、必要に応じて外部ストレージサービス（Googleドライブ、Dropboxなど）に画像をアップロードし、Notionには共有URLのみを記載する運用も有効です。不要になった画像は定期的に削除しましょう。
Notion AIを使って名刺メモから要約や次のアクションを生成できますか？
はい、Notion AIを活用することで、名刺情報に添えた打ち合わせメモなどから自動で要約や今後のアクションリストを生成することができます。
たとえば、個別のコメントや連絡事項の要点をまとめる、次に何をすべきか箇条書きで整理する、などが簡単に実現できます。
AI機能は無料プランでも20回の制限付きで利用できますが、頻繁に活用したい場合にはビジネスプラン以上への切り替えも検討すると良いでしょう。
無料プランでも十分に名刺管理はできますか？
Notionの無料プランでも、名刺データベースの作成や情報共有、画像添付、フィルター・検索など名刺管理に必要な基本機能は十分に使用可能です。
個人～少人数のチームであればコストをかけずに運用できます。ただし、アップロード容量やメンバー上限、AIの利用回数など一部制限があります。
より大規模なチームや高度な自動化が必要な場合は、機能を比較して有料プランへ移行するのが安心です。
まとめ
Notionで名刺管理を行うと、自由なカスタマイズ性と他データとの連携、さらには無料プランの手軽さが大きな魅力になります。
一方で、OCR機能がないため手入力が必要など注意点もありますが、テンプレートや応用テクニックを活用することで業務効率は大きく向上します。
自分に合った運用方法を見つけて、Notionをビジネスの強力な名刺管理ツールとして活用してみてください！
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