Notionで問い合わせ管理を実現！顧客対応をスムーズにする方法

顧客からの問い合わせ管理にお悩みの方必見！

本記事ではExcelやGoogleスプレッドシートでは難しかった問い合わせ管理を、Notionのデータベース機能を使って効率化する方法と、顧客ごとに対応履歴を紐づけて属人化を防ぐコツ、さらに今すぐ使える無料テンプレートもご紹介します。

Notionで管理するメリットやはじめ方を知りたいなら、この記事で解決策が見つかります。

Excelやスプレッドシートでの顧客問い合わせ管理の限界

ExcelやGoogleスプレッドシートは、手軽に使えるため多くの企業で顧客の問い合わせ管理に利用されています。

実際に私も以前こうしたツールで問い合わせ一覧を作ったことがあります。しかし、日々の運用をしていく中で、いくつもの課題や限界に直面しやすいのが正直なところです。

よくある課題	具体例・詳細
問い合わせと顧客情報の紐づけが難しい	別のシートやファイルに分かれた情報を手動で照合しなければならず、どの問い合わせがどの顧客からのものなのか探すのが手間になりがちです。
管理・運用が煩雑になりやすい	シートが増えるとリンク切れや入力ミスが起きやすく、更新や集計、過去履歴の追跡も困難になります。複数人で使う場合はバージョンのズレも避けられません。
ステータス管理や対応履歴が分かりにくい	「対応中」「完了」などの進捗や担当者が分かるように色付け・列を分けるなど工夫が必要ですが、一目で現状や履歴を把握しにくいという弱点があります。
リアルタイムの情報共有が難しい	クラウド連携や共有設定をしても、誰かが編集している間は他の人が編集できなかったり、反映にタイムラグが出たりして、迅速な対応やスムーズなチーム連携に限界があります。
セキュリティ面で不安が残る	パスワードを知っていれば誰でもアクセスできる環境も多く、顧客情報や問い合わせ内容という機密情報の管理には十分な配慮や制限がしづらいというデメリットもあります。

現場で起こりやすいトラブルの例

例えば、

「不具合が発生した顧客への対応履歴が分からなくなった」
「最新の受付状況を担当者どうしで確認できない」
「大事な問い合わせメールをExcelに転記し忘れていた」

といったトラブルは、こうしたツールの運用を続けている企業でとても多く聞かれます。

今後増大するデータに対応できないリスク

問い合わせ件数が増加したり、取引先ごとの情報管理が求められたりすると、「もうスプレッドシートだけでは追いつかない」「担当者間での伝達ミスや対応漏れが発生する」といった問題が深刻になります。

なぜExcelやスプレッドシートだけでは十分ではないのか

このように現場で頻繁に発生するストレスや手間を放置していると、顧客満足度や業務効率に悪影響を与えてしまいます。

より柔軟で情報整理しやすい「問い合わせ管理」の仕組みづくりが必要だと実感した方も多いのではないでしょうか。

問い合わせ管理にNotionが最適な理由

多くの企業や個人事業主が顧客からの問い合わせ管理に苦労している中、Notionはその課題を根本から解決できる柔軟性と機能性を持っています。

「検索性」「情報の一元化」「カスタマイズ性」「コストパフォーマンス」という観点で、なぜNotionが問い合わせ管理に最適なのかを詳しく解説します。

理由1 データベース機能で問い合わせと顧客情報を紐づけて管理

Notionのデータベース機能を利用することで、問い合わせ内容と顧客情報を一元的に紐づけて管理できます。

例えば、顧客ごとにデータベースを作成し、その顧客に対する全ての問い合わせ履歴を記録することで、「どのお客様から、いつ、どのような質問や要望があったか」を簡単に把握できるようになります。

機能	Notionで可能なこと
顧客情報管理	名前・連絡先・担当者・決済月などを整理
問い合わせ履歴管理	過去のやり取りや対応状況をタイムラインで表示
関連タスクの紐づけ	顧客に対するタスクやフォローアップをデータで管理

このように、顧客ごとに問い合わせ履歴が整理されていることで、担当者が変わっても過去の対応内容を正確に確認でき、情報の属人化を防げます。

理由2 カスタマイズ性が高く自社に合った管理体制を構築可能

Notionはテンプレートやプロパティの追加、フィルタやビューの切り替えなど、自由自在にカスタマイズできる点が特徴です。

上の画像では、顧客リストに加えて案件の内容とスケジュールを確認できるデータベースを作成しています。

こうすることで、「問い合わせ→案件に繋げる→売上を分析」といった顧客管理の情報の一元化が可能になります。

理由3 チームでの情報共有がスムーズになり属人化を防止

問い合わせ対応を複数人で行っている場合、正確な情報共有や進捗管理が欠かせません。

Notionはリアルタイムでの同時編集やコメント機能、タスク割り当てなどが充実しています。

チーム全員が同じ問い合わせデータをいつでも確認できるため、担当者が休暇中や退職した場合でも、引き継ぎの際に情報が伝わらないといったトラブルを未然に防げます。

理由4 無料プランから始められるコスパの良さ

問い合わせ管理システムを新たに導入する際、コスト面のハードルを感じる方は多いのではないでしょうか。

Notionは無料プランでも十分利用でき、中小規模の問い合わせ管理を十分にカバーできます。

さらに、必要に応じて有料プラン（プラス、ビジネス、エンタープライズ）へいつでもアップグレード可能なので、「まずは無料で小規模運用を試し、運用に乗ってから本格導入する」というステップも簡単です。

初期費用を抑えたい企業や個人にとって、導入ハードルが非常に低いのは大きな魅力です。

Notionで問い合わせ管理を始める2つの方法

Notionを活用して顧客からの問い合わせを効率的に管理するためには、主に「自分でデータベースを構築する方法」と「既存の無料テンプレートを利用する方法」の2つがあります。

それぞれの方法には特徴やメリット、活用のコツがありますので、ご自身の業務スタイルやITリテラシー、チーム体制にあわせて選びましょう。

自分で問い合わせ管理データベースを作成

Notionの自由度の高さを最大限に活かしたい方には、自分でゼロから問い合わせ管理用のデータベースを作成する方法がおすすめです。

自分で問い合わせ管理を作るメリットは、「自社専用の問い合わせ管理データができる」ということです。

しかし、1から構築するとなると、時間と労力のコストが大幅にかかってしまいます。

Notionテンプレートを活用する

「一から作るのはちょっと不安」「すぐに運用をスタートしたい」という方には、無料で配布されているNotion用の問い合わせ管理テンプレートの利用が最適です。

Notionテンプレートを活用するメリットは、「無料ですぐに始められる」ことです。

初期設定が必要ないため、Notion初心者でも直感的に操作でき、時短・ミス防止にもつながります。

無料で高機能な問い合わせ管理テンプレートが揃っているため、まずは1から作ろうとせずに無料テンプレートを試してカスタマイズしていくのがおすすめです。

【無料配布】問い合わせ管理を効率化するテンプレートの紹介

「Notionで問い合わせ管理を始めたいけど、最初の設定が難しそう…」
「できるだけ手間なくスタートしたい」

という方に向けて、すぐに使える無料の問い合わせ管理テンプレートを作成しました。

日々の顧客対応や問い合わせ内容の進捗管理が効率化され、顧客満足度の向上に繋がります！

この顧客管理テンプレートの詳細はこちらで解説しております↓

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Notionで問い合わせ管理をする際のよくある質問

チームメンバーと問い合わせ情報を共有する方法は？

Notionでは、複数のチームメンバーとリアルタイムで問い合わせデータベースを共同編集することができます。

共有の際は権限設定で、閲覧のみ・編集・フルアクセスなど細かく操作範囲を絞ることもできるので、「社内の人だけが編集可能」「一部の人だけが管理」など安心して業務を分けることができます！

Notionでの共有方法は以下の記事で解説しております↓

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大量の問い合わせデータでも問題なく使えますか？

Notionのデータベースは上限がなく、大量の問い合わせデータも蓄積できます。

しかし、無暗に画像を大量にアップロードしたりデータベースのプロパティやリレーション等を複雑に組むとあっという間に重くなってしまうので注意が必要です。

Notion公式のヘルプページ（データベースの読み込み時間とパフォーマンスの最適化）を参考にしてみてくださいね。

Notionが重い時の対策はこちらの記事でもまとめています↓

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セキュリティ面で気をつけるポイントはありますか？

Notionはデータ暗号化（TLS/SSL）、アクセス権限設定、2段階認証など、一般的なクラウド型サービスと同じ水準のセキュリティ機能を備えています。

ただし、外部との共有リンクを発行した場合、意図しない相手に情報が見られるリスクがあるため、社内運用で共有範囲のルールをチーム内で確実に取り決めておくことが大切です。

顧客の個人情報を扱う場合は、公式のプライバシーポリシーも確認し、必要に応じて有料プランやエンタープライズプランの導入も視野に入れてください。

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スマホやタブレットでも問い合わせ管理できますか？

はい、Notionはスマートフォンやタブレット用のアプリ（iOS/Android）も用意されています。

外出先や在宅勤務の場合でも、モバイル端末から問い合わせ内容の新規登録や進捗変更、コメント入力まで全て対応可能です。

PCと同じデータをリアルタイムで確認できるので、顧客からの急な問い合わせにも迅速に対応できます。

しかし、高度な編集作業はスマホではかなり難しいので使い分けが重要です。

Notionをスマホで使う際のテクニックをこちらでまとめています↓

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まとめ

Notionを活用することで、従来のExcelやスプレッドシートでは実現が難しかった問い合わせ管理と顧客情報の一元化が、直感的かつ柔軟にできるようになります。

テンプレートを使えば今すぐ無料で導入でき、チーム内での情報共有もスムーズに移行できます。

問い合わせ管理の属人化や対応漏れを防止し、効率的な運用体制を構築できるのが最大のメリットです。

まずは気軽に無料のNotionテンプレートを試してその効果を実感してみてください！

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