Notionは複数のデータベースを簡単に作成でき、それらを統合することで高機能なデータベースページが完成します。
今回はそのNotionで顧客管理データベースを作成したい方に向けて、従来のExcelなどとの違いやメリット・デメリット、すぐに使える無料テンプレーまで徹底解説します！
この記事を読むことで、Notionで効率的かつ低コストに顧客情報を一元管理する方法と、専用CRMツールと比べた最適な選択肢が明確に分かります。
私が開発した顧客管理テンプレートを基に解説していきます！
- Notion歴4年
- テンプレート作成数：22個
- テンプレート総DL数：10,000～
- Notion構築代行：⭐5.0継続中！
Notionの語りつくせない魅力をブログで全て伝えるのが私の目標です！
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Notionで顧客管理はできる？従来の管理方法との違い
近年、中小企業からフリーランスまで多くの方が、Notionで顧客管理を行う方法に注目しています。
では、そもそもNotionで顧客情報の管理は本当に可能なのでしょうか？
ここではまず、Excelや紙、専用CRM（顧客管理システム）など従来型の顧客管理方法と、Notionを使った顧客管理の違いについて解説します。
Notionによる顧客管理の概要
Notionは、タスク管理、ドキュメント共有、ナレッジベース構築などができるオールインワンの仕事効率化ツールとして知られています。
Notionの特徴は、データベース機能を活用することで顧客情報管理に柔軟に対応できる点です。
カスタマイズ性が高いため、顧客名や連絡先、取引履歴、対応メモなど業務に必要な情報を一元管理でき、それぞれの業務フローや組織体制に合わせて自由に設計が行えます。
従来の顧客管理方法との比較
| 管理方法 | 主な特徴 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| Excel・スプレッドシート | 表形式で顧客データを管理しやすい。計算や集計なども可能。 | シンプルで使い慣れている人が多い。導入コストがかからない。 | 複数人で管理しにくい。履歴管理や情報の紐づけが難しい。 |
| 専用CRMツール | 顧客管理に特化し、多機能かつ自動化も豊富。 | 本格的な管理や業務システム連携が可能。サポート体制も充実。 | 導入・運用コストが高め。初期設定や運用に専門知識が必要。 |
| Notion | 自由度の高いデータベース設計が可能。ノートやタスクも統合管理できる。 | 顧客対応メモや進捗、提案書など関連情報と一元管理できる。ビュー（表示形式）の切替も簡単。 | 専門CRMツールに比べると機能面は劣る。自動化や外部連携は工夫が必要。 |
Notionが選ばれる背景とおすすめの使い方
従来は「Excelだと複数人での運用が大変」「専用CRMは高額でハードルが高い」といった悩みを持つ方が多くいました。
しかし、Notionなら必要最低限のコストで、顧客情報と営業活動、関連資料などを直感的にまとめて管理できます。
さらに、「タグ付け」や「リレーション（関連付け）」といったNotion特有の機能を使うことで、取引履歴やプロジェクト進捗、問合せ対応状況まで、さまざまな軸で顧客を分析・抽出できるのも魅力です。
Notionは低コストで顧客情報の一元化が行える器用なツールといったイメージです！
顧客管理でNotionを利用する際の注意点
Notionで顧客管理を始める場合、経営層や担当者間で「どのような情報を記録・共有したいか」「どんな業務課題を解決したいか」をあらかじめ話し合っておくと、スムーズに運用を始めやすいです。
また、独自のアプリ内に顧客管理データがある場合は手動でのデータ移行が必要です。
しかし、スプレッドシート上にデータがあればCSVインポート機能でものの数分でNotionに移行できます。
顧客管理データがスプレッドシートにあれば、Notionで即データベース化して移行できます！
スプレッドシートのCSVからNotionに移行する手順はこちらで解説しています↓
Notionで顧客管理データベースを構築するメリット
1. 複数のビューで顧客情報を自在に管理できる
Notionのデータベースには2025年7月現在8つのビューが存在します。
- テーブルビュー
- ボードビュー
- タイムラインビュー
- カレンダービュー
- リストビュー
- ギャラリービュー
- チャートビュー
- フィードビュー
これらのビューを組み合わせることで顧客情報を見やすく管理できます。
例えば、顧客を属性ごとにボードに並べて管理できます。もちろんドラッグ＆ドロップで移動も可能です。
さらに、それぞれの顧客データベース内のページに、「問い合わせ履歴」「関連タスク」をリストビューで入れることも可能です。↓
このように、様々なビューを統合することで必要な情報を直感的に把握することができます。
Notionを使えば顧客情報で迷子になることはありません。
2. カスタマイズ性が高く自社の業務フローに合わせやすい
Notionは項目（プロパティ）やレイアウトを自由に追加・編集できるカスタマイズ性の高さが魅力です。
例えば、顧客情報と案件・商談情報を関連付けて保存することで「顧客管理→案件管理→売上分析」までを一元管理することも可能になります。
Notionのカスタマイズは慣れると活用の幅がぐっと広がります！
3. 低コストで顧客管理を始められる
Notionは無料プランでも本格的な顧客管理データベースを構築できます。
有料のCRMツールと比べて、導入費用や月額コストが発生しないため、個人事業主やスタートアップ、予算を抑えたい小規模事業者にもおすすめです。
コストをかけずにシンプルかつ実用的な顧客管理を始められる点は、事業の成長段階でも大きなメリットとなります。
4. 直感的なデザインで使いやすい
Notionは直感的な操作性とシンプルで洗練されたUI（ユーザーインターフェース）が特徴です。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作も可能で、効率よくデータベース編集を行えます。
Notion顧客データベース作成でもこの使いやすさがカギになります！
Notionで顧客管理する際の注意点とデメリット
専用CRMツールと比べて機能面の制約がある
Notionは柔軟なデータベース機能を持っています。
しかし、いわゆる営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）といった専門ツールと比較すると、リード育成や商談の管理、売上予測の自動算出、メール自動送信、分析レポートといった高度な機能は標準で搭載されていません。
工夫すればある程度実現可能ですが、専門ツールと比べるとどうしても機能面で劣ってしまいます。
最初はNotionに慣れるまで時間がかかる
Notionはドラッグ＆ドロップやカスタマイズ性の高さが特徴です。
しかし、初めて使う方にとっては、そもそも「データベース」とは何か・どこまでカスタマイズできるかといった基本操作や用語に慣れるまで一定の学習コストがかかります。
また運用を始めた後も、自社の運用フローや管理項目に合わせて最適なレイアウトやプロパティ（カラム）を設計するには工夫が必要です。
正直、これが理由でNotionを挫折する方が多いです…！
Notionでの顧客管理はどんな人におすすめ？専用CRMツールとの比較
「自社に合った顧客管理の方法が分からない」「結局Notionがいいの？別のツールが良いの？」などの疑問を持つ方も多いと思います。
ここでは、Notionで顧客管理データベースを活用するのに適した人やシーン、そしてSalesforceやHubSpotなどの専用CRMツールとの違いを分かりやすく整理します。
Notionでの顧客管理が最適な人やチーム
次のような方やチームには、Notionの顧客管理データベースが特におすすめです。
| おすすめできるタイプ | 理由・特徴 |
|---|---|
| 起業したばかりのスタートアップや個人事業主 | 無料プランでも十分使えるためコストを抑えつつ簡単に顧客情報を管理できるからです。 |
| 自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズしたい方 | Notionはデータベースのレイアウトやプロパティ、連携するタスク管理ページなどを自由自在に設計できるため、現場に合わせやすい特徴があります。 |
| 少人数で顧客情報の共有・管理を始めたいチーム | シンプルな操作性と、リアルタイムでの情報共有が可能なため、初学者や小規模チームで即活用できます。 |
| 業務ドキュメントやプロジェクト管理と顧客情報を一元管理したい場合 | Notionなら、議事録や提案資料など関連情報をページリンク・リレーション機能でまとめて管理でき、情報の分散を防げます。 |
また、「まずはエクセルより一歩進んだ顧客管理を行いたい」という方にもおすすめです。
専用CRMツールの利用を検討すべきケース
一方で、次のような方やチームは、Notion単体ではなく専用のCRMツールを検討した方が良いでしょう。
| 専用CRMが向いているケース | 主な理由 |
|---|---|
| 数千件以上の大量な顧客データを扱う場合 | Notionのデータベースには件数や閲覧スピードの制限があり、大規模なデータ管理や細かな分析が必要な場合は最適とはいえません。 |
| マーケティング自動化や見積・請求管理まで統合したい場合 | Salesforceなど専用CRMなら、メール配信やリード管理、商談進捗管理まで一括対応可能なため、業務効率が大幅に向上します。 |
| 取引データや機密情報の厳重な管理が求められる業界 | 銀行・医療などセキュリティ要件が厳しい業界では、業界基準に準拠した専用CRMの方が安心して導入できます。 |
| 外部サービスとの自動連携やAPI連携が必須の場合 | Notionでは一部連携は可能ですが、より高度な自動化や他システムとの連携を求めるなら、ZapierやIFTTT等を介したCRMの方が適しています。 |
このように、業務規模や求める機能によって最適なサービスは異なります。
「まずは手軽に始めたい」「自社のワークフローにきめ細かく合わせたい」場合はNotionの顧客管理データベースがフィットします。
しかし、「高度な自動化」「大規模な組織運用」「厳格なセキュリティ」が必要な場合は、専用CRMツールの利用を強くおすすめします。
ご自身に合った選択をしてください！
Notionで顧客管理データベースを作成する2つの方法
Notionで顧客管理データベースを始める方法には、大きく分けて「自分で一からデータベースを作成する方法」と「既存のNotionテンプレートを活用する方法」の2つがあります。
どちらもそれぞれにメリット・デメリットがありますので、あなたの業務フローや目的にあわせて選択するのがポイントです。
自分で顧客管理データベースを作成
自分でゼロからデータベースを構築することで、必要な項目や業務フローに沿ったレイアウトを自由に設計できるのが特徴です。
自分で作成する最大のメリットは、「自社専用」の管理システムが作れることです。
ただ一方で、Notion初心者の場合は最初の設計やフォーマット作成にやや手間がかかることがあります。
私のおすすめは次の「Notionテンプレートを活用する」方法です。
Notionテンプレートを活用する
Notion公式や多くのユーザーが公開している「顧客管理テンプレート」を活用することで、専門知識がなくてもすぐに運用を始められます。
テンプレートを活用する最大の利点は「すぐに使い始められる」ことです。
初期設定が必要ないため、Notion初心者でも直感的に操作でき、時短・ミス防止にもつながります。
無料で高機能な顧客管理テンプレートも揃っているため、まずは1から作ろうとせずに無料テンプレートを試してカスタマイズしていくのがおすすめです。
次の段落では私が作成した無料の顧客管理テンプレートを紹介します！
【無料配布】すぐに使えるNotion顧客管理データベーステンプレート
Notionで顧客情報を効率よく管理したい方のために、すぐに使える無料の顧客管理データベーステンプレートを用意しました！
様々なデータベースを活用して、顧客管理情報を楽に一元管理するために開発しました。
導入や設定で迷ってしまうNotion初心者の方でも、専門知識不要ですぐにスタートできるのが魅力です。
無料の顧客管理データベースの詳細、ダウンロード方法は以下の記事で解説しています↓
Notionで顧客管理データベースを作成する際のよくある質問
無料プランでも顧客管理データベースを作れますか？
はい、Notionの無料プランでも顧客管理用のデータベースを作成し、活用することが可能です。
個人での利用であれば、データベース作成やページ追加、既存テンプレートの利用も含めて、ほとんどの機能を無料で使えます。
しかし、無料プランでは以下のような制限が少しかかってしまいます。
- 写真のアップロード上限サイズが5MB
- ゲストの招待人数が10人まで
- チャートの利用は1アカウントにつき1個まで
最初は無料プランから初めて必要そうであれば有料プランへのアップグレードを検討しましょう！
スプレッドシートとの違いは何ですか？
NotionのデータベースとExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトとの最大の違いは、複数のビュー（リスト、カンバン、カレンダーなど）で同じデータを自在に表示・管理できる点と、要素ごとにリッチな情報（テキスト、画像、チェックリスト等）を格納できる拡張性の高さにあります。
また、タスクやメモ、プロジェクト管理といった他の用途とシームレスに連携できるので、顧客ごとの情報が分散せず、一元化しやすいのも特長です。
| 機能 | Notionデータベース | スプレッドシート |
|---|---|---|
| 表示バリエーション | リスト・ボード・カレンダーなど多彩 | 表のみ |
| カスタマイズ性 | タグ・ステータス・リンクページほか自由度が高い | 制限あり |
| 他用途との連携 | タスク・議事録・資料共有が1か所で完結 | 難しい |
Notionのデータベースでどれくらいの件数を管理できますか？
Notionのデータベースに登録できるレコード（行）の数に、厳密な上限は設けられていません。
実際には数千～1万件程度の顧客データを保存し、問題なく利用しているユーザーも多いですが、これは相当工夫して管理しているため、初心者では中々難しい作業です。
大量データを管理する際は、不要な列や画像データの断捨離、フィルターやビューの活用で負荷を軽減するのがおすすめです。
「Notionが重い」を改善する5つの方法を以下の記事で解説しています↓
顧客情報のセキュリティは大丈夫？
Notionは通信経路の暗号化（HTTPS）やサーバーセキュリティなど基本的なセキュリティ対策を備えています。
個人情報の管理には、共有設定やアクセス権限の調整で情報漏洩を防ぐことが可能です。
ただし、金融・医療など高度なコンプライアンスや法的要件が求められる場合、Notionでの実装可否を必ず確認し、必要なら専用のCRMツールや各種ガイドラインに対応したサービスの利用を検討しましょう。
Notionのセキュリティに関して気になる方はこちらの記事がおすすめです↓
Notionでメール配信や自動化はできますか？
Notion単体では一括メール配信や自動アクションは標準機能で提供されていませんが、外部サービス（Zapier、Make、Notion公式APIなど）と連携することで、特定のトリガーでGmailやSlackに通知したり、シンプルな自動化を実現できます。
本格的なステップメールや顧客への一斉配信には専用のメール配信システムが適しますが、Notionを顧客情報の管理台帳として活用しつつ、API連携で一部作業を効率化する事例も増えています。
既存の顧客データをインポートする方法は？
NotionではCSV形式でのデータインポートに対応しています。既存のExcelやGoogleスプレッドシートからエクスポートしたCSVファイルを、Notionのデータベースにそのまま取り込むことが可能です。
インポート後はプロパティの再設定や改善も簡単にできるので、スムーズな移行・運用ができます。
Notionのインポート方法はこちらの記事で解説しています↓
まとめ
Notionは柔軟性やカスタマイズ性の高さ、コスト面のメリットなどから、個人事業主や中小企業の顧客管理にとても適したツールです。
一方、Salesforceやkintoneなどの専用CRMには及ばない機能もありますが、日常的な顧客データの把握やチームでの共有には十分役立ちます。
自社の業務フローに合わせてNotionを使いこなせば、効率的な顧客管理が実現できます。
ぜひテンプレートもご活用ください！
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