NotionにPDFを埋め込むことで、会議資料や契約書、参考文献など重要なドキュメントを一元管理・共有でき、業務の効率化や情報整理が驚くほど簡単になります。
本記事ではPDFの基本的な埋め込み手順から、埋め込みができない原因の対処法、活用事例まで徹底解説します！
これを読めば、PDFの埋め込みに関する疑問やトラブルをすべて解決できます。
先にお伝えするとPDF埋め込みは「/pdf」コマンドで簡単にできます！
NotionにPDFを埋め込むメリット
NotionにPDFを埋め込むことで、さまざまな情報を一元管理しやすくなり、日々の業務や学習の効率が大きく向上します。
ここでは、PDF埋め込みによる具体的なメリットを解説します。
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| 情報整理が簡単 | Notionのページ内にPDFを直接埋め込むことで、複数の資料をひとつのページでまとめて管理できます。 資料やデータが探しやすくなり、関連情報もすぐに確認できるので業務効率が高まります。 |
| リンク切れやファイル紛失を防止 | 外部ストレージにPDFを保存する場合と異なり、Notion内に直接PDFを保存・表示できるため、リンク切れやファイル紛失のリスクを抑えられます。 「資料どこだっけ？」と探し回る手間がなくなります。 |
| 閲覧・共有がスムーズ | 埋め込まれたPDFは、Notionページを共有するだけでチームメンバーや同僚と簡単に閲覧共有が可能です。 わざわざファイルを送付する必要がなく、リアルタイムで情報を確認・共有できます。 |
| レイアウトの自由度 |
Notionでは、PDFの大きさや配置を自由に調整でき、文字や画像、タスクやデータベースと組み合わせてページをカスタマイズ可能です。自分だけの仕事・学習環境を構築できます。 |
| ペーパーレス化・情報の一元管理 | 紙の資料やファイルで管理していたPDFをNotionにすべて集約すれば、ペーパーレス化が進み、全ての資料を一括して管理できるようになります。 過去の情報も瞬時に検索でき、情報の迷子を防げます。 |
このように、NotionへのPDF埋め込みは個人利用だけでなく、ビジネスや教育現場、チームでの共同作業など幅広い用途で活用できる点が大きな魅力です。
Notion公式ヘルプ「画像、ファイル、メディア」でも活用例が紹介されています。
日々の情報管理やチームでの資料共有をもっと快適にしたい方は、ぜひPDF埋め込みのメリットを活かしてみてください。
NotionにPDFを埋め込む基本的な方法
Notionでは、PDFファイルをページ内に簡単に埋め込むことができます。
手順はとてもシンプルなので、初心者の方でも迷わず実践できるはずです。ぜひご自身のページ作成に役立ててください。
スラッシュコマンドを利用したPDF埋め込み
Notionには「/pdf」などのスラッシュコマンドが用意されています。ページ内で「/」を入力し「pdf」で検索すると、PDFの埋め込みブロックをすぐに呼び出すことができます。
このブロックを追加後、アップロードしたいPDFファイルを選択すれば完了です。
以下のように内容をチェックすることも可能です。
スラッシュコマンドを利用すれば、他の埋め込みコンテンツと同様に素早く挿入できます。
こういったコマンドを覚えているとNotionを効率的に編集できます！
Notionのショートカット・コマンド集はこちらでまとめています↓
注意点：「ファイル」としてPDFをアップロードすると埋め込みにならない
ファイル添付アイコンからPDFファイルを直接アップロードする方法もあります。
しかし、この場合は埋め込みとは異なり「ファイル」として添付されるため、以下のような形式になります。
埋め込みとして中身もチェックしたい場合はご注意ください。
ドラッグ＆ドロップでPDFファイルを挿入した場合も同様です！
埋め込んだPDFの表示形式を選択する
PDFを埋め込んだ後、Notionでは「中央揃え」や「左揃え」またはキャプションを付け加えるなど表示形式を自由に切り替えることができます。
PDFの右上にあるオプションバーや「・・・」から詳細な表示形式を選択できます。
Notion PDF埋め込み後の表示調整と便利な操作
NotionにPDFを埋め込んだ後は、そのままでも閲覧は可能ですが、見やすく整理したり、操作性を高めたりする小技を活用することで、さらに使いやすくなります。
ここでは表示の調整方法から便利な使い方まで詳しく解説します。
埋め込みPDFの表示サイズを変更する方法
PDFをNotionに埋め込んだ直後はデフォルトサイズで表示されますが、サイズは自由に調整できます。埋め込みPDFの右下や右側にあるハンドルをドラッグすると、幅や高さを変更できます。
以下の表に主な調整方法をまとめました。
| 調整方法 | 操作手順 | 特徴 |
|---|---|---|
| 角のドラッグ | PDF右下の角からマウスでドラッグ | 縦横比を自由にサイズ変更 |
| カラムで調整 | ページを複数カラムにしてPDFを配置 | カラム幅を調整することでサイズ感も変更可能 |
埋め込んだPDFをダウンロードする手順
埋め込んだPDFは、その場で内容を確認するだけでなく、ローカルPCなどにダウンロードすることも可能です。
PDFの埋め込み枠内右上にある「・・・」メニュー（もしくはダウンロードアイコン）をクリックし、「ダウンロード」を選択してください。PDFファイルがダウンロードフォルダへ保存されます。
共有相手が別のデバイスからアクセスした場合も、同様の手順でPDFをダウンロードできます。ただし、ダウンロードを制限したい場合は、権限設定を工夫しましょう。
Notion PDF埋め込みができないときのトラブルシューティング
NotionにPDFを埋め込もうとしてもうまく表示されなかったり、「コンテンツを読み込めませんでした」というエラーが出たりする場合もあります。
この章では、NotionでPDFが正常に埋め込めないときの原因と対処法を、よくある状況ごとに詳しく解説します。
初心者でもすぐに実践できる方法を中心に、順番にチェックしてみてください。
PDFファイルがNotionに正しく表示されない場合のチェックポイント
NotionにアップロードしたPDFが黒い画面のままになったり、内容が表示されなかったりするケースがあります。まずは、次のポイントを確認しましょう。
| チェック項目 | 詳細と対処方法 |
|---|---|
| ファイル形式とバージョン | PDF以外のファイルや特殊なバージョンのPDFは埋め込めません。バージョン1.4未満に変換し直すと改善する場合もあります。 |
| ファイルサイズ | アップロード上限に達していないか確認。大きすぎるPDFは分割や圧縮を検討。 |
| パスワード付きPDF | パスワードで保護されているPDFはNotionで表示できません。保護解除のうえ埋め込みを試してください。 |
対応ファイル形式とPDFのバージョン確認
Notionでサポートされているのは標準的なPDFファイル形式のみです。
一部のPDF作成ソフトで出力した特殊なバージョンや、PDF/Aなどのアーカイブ形式は、正常に表示できない場合があります。
Adobe Acrobatや「PDF24」などのツールで標準PDF（バージョン1.4〜1.7推奨）で書き出し直してみてください。
PDFファイルのサイズ上限と最適化
Notionの無料プランの場合、ファイル1件あたり5MBまで、Notion PlusやNotion Businessでは無制限ですが、ネットワーク環境によっては大きすぎるPDFのアップロード時にタイムアウトとなることも。
オンラインのPDF圧縮サービスやAdobe Acrobatでファイルサイズを減らし、複数ファイルに分割するのも有効です。
ブラウザやNotionアプリのキャッシュクリア
動作が不安定な場合は、一度ブラウザのキャッシュをクリアして、再度表示を更新してみてください。
Notionのデスクトップアプリでも、いったんログアウト・再ログインやアプリ再起動が効果的です。
また、Google ChromeやMicrosoft Edgeなど他のブラウザで開いて動作を見比べてみるのも一つの方法です。
埋め込んだPDFのレイアウトが崩れるときの対処法
PDFが正しく埋め込まれていても、一部ページが見切れる・レイアウトが崩れるケースがあります。Notionの表示領域や拡大縮小設定、ウィンドウサイズによる影響です。
- PDFブロックを右上の「拡大」アイコン（↗）で全画面表示にして確認する
- ノート幅をワイドに設定する
- PDFそのもののサイズや向きを最適化して再アップロードする
特定のPDFだけNotionに埋め込めない問題の解決策
他のPDFは埋め込めているのに特定のPDFだけエラーになる場合、ファイル自体の破損や、特殊なセキュリティ設定が原因のことがあります。
- 別のPDFリーダーで開けるかチェック
- PDFをいったん他形式に変換し、再度PDFで書き出してみる
- 「パスワード保護」「編集制限」などの有無を見直す
「コンテンツを読み込めませんでした」エラーの対応
表示エラーが出る場合、ファイルのアップロードに失敗していることが多いです。一度PDFファイルを削除し、インターネット接続状態を確認した上で再アップロードしてください。
また、外部ストレージサービス（Google DriveやDropbox）経由で埋め込みを行っている場合、そのファイルの公開設定が「リンクを知っている全員が閲覧可」になっているかも見直してください。限定公開やオーナーのみ閲覧可能になっている場合は、Notion上で表示されません。
すべて試しても解決しない場合、Notion公式サポートに連絡し、PDFファイルや画面のスクリーンショットを添付して状況を説明しましょう。
Notion PDF埋め込みをさらに活用するテクニック
NotionデータベースとPDF埋め込みの連携アイデア
NotionでPDFを活用する上で、データベースとの組み合わせは非常に便利です。
例えば、プロジェクトごとに進捗資料や契約書などのPDFをデータベースのプロパティとして添付し、必要なときにすぐに閲覧できるようにすると管理しやすくなります。
特定のタグや担当者でフィルターをかけて、必要なPDFだけを素早く見つけることも可能です。
| ケース | 活用例 | おすすめ機能 |
|---|---|---|
| 進捗管理 | 各タスクごとに仕様書PDFを添付 | データベースのファイルプロパティ |
| 契約書管理 | プロジェクト名ごとに契約書PDFを埋め込み | リストビュー＋PDF埋め込み |
| ナレッジ共有 | 研修資料PDFをカテゴリごとに整理 | ステータスやタグで分類 |
このように、Notionのデータベース機能とPDF埋め込みを組み合わせれば、チーム内での共有もスムーズに行えます。
複数のPDF資料をNotionページに整理して埋め込むコツ
たくさんの資料を扱う場合、Notionページ内でPDFが煩雑になりがちです。
そこで役立つのが、セクションごとに見出しをつけて並べたり、トグルリストを利用して必要な資料だけを展開できるようにする方法です。
また、ギャラリービューやカラムを活用すると、関連するPDF同士を横に並べて視認性を高めることができます。
例えば、部署単位や年度ごとなど、カテゴリごとにまとまったPDF資料をそれぞれのトグル内に格納しておくと、ページがすっきりまとまり、後から情報を探しやすくなります。
チームでの情報共有に役立つNotion PDF埋め込み活用事例
社内のミーティング記録や業務マニュアルなどのPDFをNotion経由で共有することで、権限管理やバージョン管理を一元化することができます。
特にリモートワークや複数拠点での業務をしている場合、最新版の文書を全員がリアルタイムに確認できるのは大きなメリットです。
具体的には、「マニュアル」や「規定集」ページに最新PDFを埋め込んだり、新しいバージョンに差し替えた際にはコメント機能を使ってチーム全員に通知することもできます。
Notionでの共有設定についてはこちらがおすすめです↓
Notion PDF埋め込みに関するよくある質問と回答
Notionに埋め込めるPDFのファイルサイズに上限はありますか？
NotionにPDFをアップロードする際のファイルサイズ上限は、無料プランでは最大5MBとなっています。
有料プラン（プラスプラン、ビジネスプランなど）にアップグレードすると、最大で5GBまでのファイルをアップロードできます。
ただし、容量が大きすぎるPDFは読み込みに時間がかかることや、表示が遅延する場合もあるので、適切なサイズに圧縮してからアップロードするのがおすすめです。
| プラン | 1ファイルあたりの制限 |
|---|---|
| 無料プラン | 5MB |
| プラスプラン、ビジネスプランなど有料プラン | 5GB |
パスワードで保護されたPDFはNotionに埋め込み可能ですか？
パスワードでロックされたPDFファイルは、そのままではNotion上でプレビュー表示や閲覧ができません。
万が一アップロードしても、中身は表示されず「内容を読み込めませんでした」というエラーが出ることが多いです。閲覧可能にしたい場合は、パスワード保護を解除してからアップロードする必要があります。
重要な情報を扱う場合は、PDFファイルの暗号化やアクセス権、Notionの閲覧権限設定などと組み合わせて、情報管理を徹底しましょう。
Notionに埋め込んだPDFのセキュリティについて
Notionにアップロードして埋め込んだPDFは、該当ページを閲覧できるメンバーのみがアクセスできる仕組みです。
外部の人に漏れることはありませんが、ページの共有リンクを公開に設定している場合は、第三者もそのPDFへアクセスできる可能性があります。
また、NotionにアップロードしたPDFはNotionのサーバー上に保存されます。
不安な場合は、共有範囲を必要最小限にし、公開リンクを無効化しましょう。特に個人情報や社外秘資料の場合は、PDFファイル自体のパスワード保護や暗号化も併用するのが安心です。
Notionのセキュリティ対策に関してはこちらの記事がおすすめです↓
Notionに埋め込んだPDFを再編集・差し替えはできますか？
Notionで一度埋め込んだPDFファイルは、直接Notion上から内容を編集することはできません。
PDFに修正が必要な場合は、元のPDFファイルを編集し直し、Notion上の古いPDFを削除して、新しいバージョンのファイルを再度アップロードしましょう。
ページ内でPDFを差し替える際には、既存のPDFブロックを削除し、新たにアップロードすれば置き換えが完了します。こうすることで、常に最新バージョンの資料を関係者と共有できます。
まとめ
NotionのPDF埋め込みは、資料の一元管理やチームでの情報共有を飛躍的に効率化してくれる便利な機能です。
基本操作からトラブル対処法まで押さえておけば、Google DriveやDropboxのPDFも自在に活用できます。
ぜひ日々の業務や学習に役立ててみてください。
コメント